CAFM-System: Auftragsdaten

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Auftragsdaten in CAFM-Systemen

Auftragsdaten sind im CAFM alle Informationen zu einzelnen FM-Maßnahmen – etwa Wartungs- oder Instandhaltungsaufträge, Umzugs- oder Reservierungsaufträge. Sie werden in der zentralen CAFM-Datenbank erfasst und historisiert. Auftragsdaten dienen als Grundlage für Planung, Durchführung, Verfolgung und Abrechnung aller damit verbundenen Tätigkeiten. In einer CAFM-Datenbank sind alle relevanten Informationen – von der Störmeldung bis zum Abschlussbericht – lückenlos dokumentiert und jederzeit verfügbar. So entsteht eine zentrale Datenbasis, in der jeder Auftrag protokolliert, einschließlich bearbeiteter Maßnahmen und zeitlicher Abläufe (Status, Fristen, Verantwortlichkeiten).

Dabei beziehen sich CAFM-Auftragsdaten auf weitere Datenquellen, um eine strukturierte Abwicklung sicherzustellen. Typische Beispiele sind Bestandsdaten (Angaben zu Liegenschaften, Gebäuden, Anlagen, Räumen usw.), Leistungskataloge (Standardleistungen und -preise), sowie kaufmännische Daten (Kostenstellen, Debitoren/Kreditoren, Buchungskreise). Bestandsdaten umfassen dabei sowohl grafische Pläne als auch alphanumerische Objektbeschreibungen und liefern die Stammdaten, auf die Aufträge zugreifen (z.B. um betroffene Anlagen zu identifizieren). Kostenstellen und Konten verbinden technische Aufträge mit der Finanzbuchhaltung. Auf Basis dieser verknüpften Daten werden Aufträge dann geplant, elektronisch ausgeführt, getrackt und abgerechnet. Es ist der Umgang mit Auftragsdaten ein ganzheitlicher Prozess: Von der Eingabe und Qualitätssicherung über die systematische Archivierung bis zur nachgelagerten Analyse. Nur wenn Daten stimmig, vollständig und nachvollziehbar erfasst werden, kann ein CAFM-System seinen vollen Nutzen entfalten.

Anforderungen an die Datenqualität

Für CAFM-Auftragsdaten gelten hohe Anforderungen an Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz. Ein CAFM-System „erfordert genaue und aktuelle Informationen, um effektiv zu funktionieren”. Das bedeutet: Jeder Auftrag muss alle relevanten Informationen enthalten (z.B. Objektnummer, Leistungsbeschreibung, Termine, beteiligte Personen, Materialmengen), und diese müssen korrekt eingepflegt sein.

Wichtige Qualitätsmerkmale sind u. a.:

Aktualität: Daten dürfen nicht veraltet sein. Updates und Änderungen müssen zeitnah nachgetragen werden. Etwa durch regelmäßige Nachbuchungen nach Abschluss eines Auftrags oder durch automatische Statusaktualisierungen. Eine regelmäßige Datenpflege (etwa Plausibilitätschecks oder Verifizierung vor Ort) stellt sicher, dass eingetragene Auftragsinformationen „korrekt sind”.
Vollständigkeit: Alle buchungsrelevanten Felder und Anhänge (z.B. Dokumente, Fotos, digitale Wartungsprotokolle) sollten ausgefüllt werden. Fehlende Auftragsdaten führen zu Bruch in Planungs- und Abrechnungsprozessen.
Konsistenz und Standardisierung: Einheitliche Bezeichnungen und Formate (z.B. durch Verwendung von Leistungskatalog-Codes oder standardisierten Attributen) verhindern Dateninkonsistenzen und erleichtern Auswertungen. Datenstrukturen müssen klar definiert sein (z. B. vordefinierte Menüpunkte in der CAFM-Software). Datenstruktur und -qualität sind der Schlüssel für ein erfolgreiches FM. Einheitliche Datenstandards (Kennzeichnungssysteme, Leistungskataloge) unterstützen diese Konsistenz.
Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an den Auftragsdaten sollte protokolliert werden (Wer hat wann was geändert?). In modernen CAFM-Systemen bleibt daher die gesamte Historie eines Auftrags erhalten. Dies sichert Transparenz für Audit und Controlling.

Hinweis:

Zur Sicherstellung dieser Qualitätskriterien empfiehlt es sich, Verantwortlichkeiten und Prozesse festzulegen (wer Daten eingibt, wer überprüft) sowie Schulungen anzubieten[8]. Beispielsweise rät man, „Schulungen für das Personal anzubieten, das mit dem CAFM-System arbeitet, um sicherzustellen, dass diese die richtigen Eingaben machen können”. Zudem sind regelmäßige Backups und Versionierungen wichtig – so gehen keine historischen Auftragsdaten verloren (Stichwort Datensicherung).

Umgang mit den Auftragsdaten

Im operativen Betrieb sorgt das CAFM-System für eine nahtlose Verarbeitung der Auftragsdaten. Erfassung und Bearbeitung: Auftragsdaten werden häufig über Tickets/Anwendungen (z. B. Störmeldungs-Apps, Helpdesk) erfasst. Sie fließen anschließend in Arbeitslisten für Techniker, Dienstleister oder Facility-Manager. Moderne Systeme ermöglichen dabei eine mobile Datenerfassung – z.B. können Techniker vor Ort Zeiten, Materialeinsatz oder Fotos direkt am Auftrag dokumentieren. Alle Daten werden zentral abgelegt, Verknüpfungen zu Bestands- und Kostenstellendaten bleiben erhalten.

Historisierung

Auftragsdaten werden i. d. R. vollständig historisiert. Das heißt, jeder Auftrag inklusive aller Bearbeitungsschritte bleibt im System erhalten. Zum Beispiel kann man in der Instandhaltung auf diese Historie zurückgreifen, um Schwachstellen zu identifizieren (häufiger Schadensursachen oder wiederkehrende Reparaturen) und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Mit der historisierten Datenbasis können FM-Verantwortliche Trends erkennen: Wenn etwa ein bestimmter Anlagentyp ständig Material nachgefordert wird, deutet dies auf Qualitätsprobleme hin. Die „lückenlose Historie” hilft ferner bei Berichterstattung und Nachweispflichten.

Auswertung und Controlling

Abschließend dienen Auftragsdaten der Auswertung: Kosten- und Zeitkennzahlen je Auftrag oder Projekt können zusammengestellt werden. Beispielsweise lassen sich Gesamtaufwände pro Kostenstelle ermitteln oder SLA-Vereinbarungen (Service-Level) bewerten. Eine gute Datenqualität ist hier unerlässlich, denn nur mit konsistent erfassten Aufträgen lassen sich verlässliche Kennzahlen berechnen. Ein CAFM-Berichtswesen nutzt daher sowohl die Auftragsdaten als auch verknüpfte Bestands- und Buchungsdaten, um Berichte zu Instandhaltungsbudgets, Ausfallzeiten oder Nutzungsgraden zu erstellen.

Schnittstellen und Integration

Oft werden Auftragsdaten auch mit anderen Systemen ausgetauscht (z.B. ERP für Rechnungsstellung oder CAFM-Kostenplanung). Hier sind standardisierte Datenschnittstellen und ein klares Datenmodell hilfreich, um Informationsbrüche zu vermeiden. So unterstützt das CAFM idealerweise die automatisierte Übergabe von Auftragskosten an die Finanzbuchhaltung.