CAFM-System: Bestandsdaten

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Bestandsdaten in CAFM-Systemen

Bestandsdaten beschreiben eine Immobilie mit ihren Einrichtungen und technischen Anlagen. Im Facility Management umfassen sie sowohl grafisch-geometrische Informationen (z.B. BIM-3D-Modelle, Grundrisse, Schnitte, Schemata) als auch alphanumerische Daten (z.B. Objektbeschreibungen und -eigenschaften, Listen, Kataloge). Viele dieser Informationen liegen bereits digital vor – etwa als Excel-Raumbuch, Wartungsplan oder CAD-Zeichnung. Insgesamt ist die Etablierung strukturierter Vorgaben und Verantwortlichkeiten essenziell, um die Qualität der Bestandsdaten sicherzustellen. Nur mit einer sorgfältig gepflegten und standardisierten Datenbasis kann ein CAFM-System sein volles Potenzial entfalten.

Bestandsdaten im CAFM-System

Bedeutung der Bestandsdaten im CAFM
Qualitätsanforderungen an Bestandsdaten
Maßnahmen und Richtlinien für den Umgang mit Bestandsdaten

Bedeutung der Bestandsdaten im CAFM

Bestandsdaten bilden die Basis für sämtliche Prozesse in einem CAFM-System. Wie es etwa ein CAFM-Lastenheft betont, ist „der Datenbestand das Herzstück des CAFM“ – nur bei hoher Datenqualität sind verlässliche Auswertungen und Steuerungsentscheidungen möglich. Einheitliche Bezeichnungen und Kennzeichnungen (z.B. durch konsistente Raumnummern- oder Schlüsselsysteme) sind dabei unerlässlich, damit das CAFM als Single Source of Truth dienen kann. Fachleute weisen darauf hin, dass dafür konsistente Informationsmodelle, eindeutige Datenstandards und klar definierte Zuständigkeiten nötig sind. In der Praxis führen fragmentierte und uneinheitliche Datenbestände sonst zu Problemen in Prozessen wie Instandhaltung, Flächenmanagement oder Betreiberverantwortung. Ein einheitlicher Rahmen für FM-Datenstrukturen über den gesamten Lebenszyklus (Planung, Bau, Betrieb) ist notwendig, in dem Anforderungen an Dateninhalte, Qualitätssicherung und Datenaustausch beschrieben werden.

Bestandsdaten müssen hohen Qualitätsanforderungen genügen, damit das CAFM-System zuverlässig funktioniert. Wichtige Kriterien sind u.a.:

Einheitliche Struktur und Nomenklatur: Daten müssen nach festgelegten Strukturen erfasst werden (z.B. vorgegebene CAD-Layer, einheitliche Raumnummernsysteme). Diese Konsistenz ist Voraussetzung dafür, dass das CAFM-System alle Informationen fehlerfrei verknüpfen und auswerten kann.
Vollständigkeit und Konsistenz: Alle relevanten Objekte (Räume, Anlagen, Ausstattungen etc.) sollten erfasst sein. Bereits vorhandene Daten – etwa aus früheren Systemen oder Planungsunterlagen – sollten zur Migration genutzt und Redundanzen vermieden werden. Dadurch entstehen keine widersprüchlichen Einträge.
Detailtiefe: Die Daten sollen auf die wesentlichen Merkmale beschränkt sein. Ein zu hoher Detaillierungsgrad führt zu unnötigem Aufwand, zu grobe Daten dagegen verschlechtern die Aussagekraft.
Aktualität: Die Bestandsdaten sind regelmäßig zu pflegen und nach jeder baulichen oder betrieblichen Änderung zeitnah zu aktualisieren. Nur so bleibt die Datenbasis zuverlässig und aktuell.
Verantwortlichkeiten: Es müssen klare Zuständigkeiten für Datenpflege und -aktualisierung festgelegt werden (z.B. eine zentrale CAFM-Administrationsstelle). Damit ist sichergestellt, dass Änderungen konsequent eingepflegt werden und die Datenqualität langfristig erhalten bleibt.

Um eine solide Datenbasis aufzubauen und zu erhalten, sind gezielte Maßnahmen und verbindliche Vorgaben notwendig:

Frühzeitige Datenstandards: Bereits in der Planungsphase sollten strukturierte Vorgaben zu Datenkennzeichnung und -formaten definiert werden. Dazu gehört etwa ein einheitliches Layer- oder Klassifizierungssystem in den CAD-Plänen, eine konsistente Raumnummerierung sowie Vorgaben zum erforderlichen Datenumfang.
Integration in Ausschreibungen und Verträge: Datenanforderungen sollten in Leistungsverzeichnisse und Verträge mit Planern, Architekten und ausführenden Firmen aufgenommen werden. So wird sichergestellt, dass die gelieferten Bestandsdaten vollständig sind und den internen Standards entsprechen.
Interne Datenrichtlinie: Es empfiehlt sich, eine verbindliche unternehmensinterne Dokumentationsrichtlinie zu entwickeln. Diese legt die Datenstruktur und Detailtiefe verbindlich fest und regelt die Prozesse der Datenpflege sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten.
Regelmäßige Datenpflege: Kontinuierliche Pflegeprozesse müssen definiert werden (etwa regelmäßige Bestandsdatenerfassungen nach Umbauten oder bei Nutzungsänderungen). Dabei sollte klar sein, wer für die Pflege zuständig ist (z.B. eine zentrale CAFM-Stelle oder ein CAFM-Administrator). So bleibt die Datenbasis im Lauf der Zeit konsistent und aktuell.