CAFM-System: Leistungskataloge

Standard-Leistungskataloge integriert (Muss): Das System muss die Integration von standardisierten Wartungskatalogen ermöglichen bzw. diese bereits mitliefern. Mindestens die Leistungskataloge gemäß VDMA 24186 und AMEV Wartung sollen im System verfügbar sein, sodass für alle gängigen Anlagen die notwendigen Wartungsleistungen vordefiniert sind.

Abnahmeprüfung: Prüfen Sie, ob im System Katalogeinträge aus VDMA 24186 und AMEV vorhanden sind (z.B. durch Aufruf einer Leistung aus VDMA 24186 Teil 4 im Modul Instandhaltung). Weisen Sie einer Beispiel-Anlage einen vollständigen Leistungssatz gemäß VDMA 24186 zu und kontrollieren Sie, ob alle vorgesehenen Leistungen enthalten sind.

Vollständigkeit und Abdeckung aller Leistungen (Muss): Das System muss sicherstellen, dass der Leistungskatalog alle erforderlichen Leistungen pro Anlagenart enthält, um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten. Für jede technische Anlage im Objekt muss ein entsprechender Satz an Wartungs- und Inspektionsleistungen im Katalog vorhanden sein.

Abnahmeprüfung: Für verschiedene Beispiel-Anlagentypen (z.B. Lüftungsanlage, Elektroverteilung, Aufzug) wird überprüft, ob jeweils ein vollständiger Wartungs-Leistungskatalog vorhanden ist. Es wird erwartet, dass die Leistungen mit den branchenspezifischen Katalogen (VDMA/AMEV) übereinstimmen, z.B. anhand eines Stichvergleichs einer Lüftungsanlage mit VDMA 24186 Teil 1.

Eindeutige Struktur und Datenqualität (Muss): Alle Leistungen im Katalog müssen eine eindeutige Kennung, klare Bezeichnung und Beschreibung haben. Der Katalog soll hierarchisch oder nach Kostengruppen strukturiert sein (z.B. gemäß DIN 276 bei AMEV), sodass Leistungen logisch gruppiert sind. Duplikate oder widersprüchliche Einträge sind unzulässig.

Abnahmeprüfung: Durch Sichtung der Leistungskatalog-Datenbank wird geprüft, ob jeder Eintrag eine eindeutige Leistungsnummer und Beschreibung besitzt. Es wird versucht, eine identische Leistung doppelt anzulegen – das System muss dies unterbinden oder melden. Zudem wird kontrolliert, ob die Katalogstruktur der erwarteten Norm-Struktur entspricht (z.B. stichprobenartig Prüfen der Gruppierung nach Kostengruppe bei AMEV Wartung 2018).

Zuweisbarkeit zu Anlagen und Aufträgen (Muss): Das System muss erlauben, Leistungen aus dem Katalog einzelnen Anlagen, Wartungsplänen oder Aufträgen zuzuordnen. Für jede technische Anlage sollen passende Leistungen auswählbar sein, um einen anlagenspezifischen Wartungsplan zu erstellen.

Abnahmeprüfung: Legen Sie für eine Beispiel-Anlage (z.B. Kaltwassersatz) einen Wartungsplan an und fügen Sie Leistungen aus dem Katalog hinzu. Überprüfen Sie, ob alle hinzugefügten Leistungen korrekt der Anlage zugeordnet sind und in den Wartungsaufträgen terminiert werden. Das System sollte z.B. anzeigen, dass gemäß Katalog alle Quartals- und Jahresleistungen geplant wurden.

Dokumentation der Leistungserbringung (Muss): Das System muss ermöglichen, Erfüllung und Ergebnisse der katalogbasierten Leistungen zu dokumentieren (z.B. Berichte, Prüfprotokolle). Jeder Leistung aus dem Katalog, die einem Auftrag zugeordnet ist, muss einen Status (geplant/erledigt) und optional einen Bericht/Kommentar erhalten können.

Abnahmeprüfung: Führen Sie einen Wartungsauftrag mit katalogbasierten Leistungen durch (Testfall). Tragen Sie zu jeder Leistung ein Ergebnis (z.B. „Durchgeführt am... ohne Befund“) ins System ein. Anschließend wird geprüft, ob diese Informationen abrufbar sind – etwa in einem Wartungsbericht je Anlage, der alle erfüllten Leistungen auflistet.

Aktualisierbarkeit und Versionenkontrolle (Muss): Das System muss die Aktualisierung von Leistungskatalogen unterstützen. Neue oder geänderte Kataloge (z.B. wenn VDMA oder AMEV ihre Richtlinien überarbeiten) müssen in die Software eingespielt werden können, ohne bereits erfasste historische Daten zu verlieren. Änderungen am Katalog sollen versioniert oder zumindest dokumentiert werden.

Abnahmeprüfung: Simulieren Sie ein Katalog-Update: Importieren Sie einen aktualisierten Leistungskatalog (oder einen veränderten Auszug). Prüfen Sie, ob das System die neuen Leistungen übernimmt bzw. bestehende aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass bereits abgeschlossene Aufträge mit alten Leistungen unverändert bleiben und neue Aufträge die aktualisierten Leistungsdaten verwenden. Kontrollieren Sie ggf. eine Versionskennung oder Änderungsprotokoll des Katalogs im System.

Objektspezifische Anpassungen (Soll): Das System sollte erlauben, Standard-Leistungen zu modifizieren oder zu überschreiben für bestimmte Objekte. Insbesondere Prüfintervalle aus dem Leistungskatalog sollten je Anlage anpassbar sein (z.B. Verlängerung bei geringer Nutzung, Verkürzung bei hoher Beanspruchung). Auch das Deaktivieren einzelner Katalog-Leistungen für bestimmte Fälle (wenn sie im speziellen Objekt nicht relevant sind) sollte möglich sein, ohne den gesamten Katalog zu verändern.

Abnahmeprüfung: Wählen Sie eine Leistung mit vordefiniertem Intervall (z.B. monatliche Prüfung) und ändern Sie für eine Beispiel-Anlage das Intervall (z.B. auf vierteljährlich). Überprüfen Sie, ob das System diese Abweichung zulässt und in den Wartungszyklen der Anlage berücksichtigt. Stellen Sie zudem fest, ob die Änderung isoliert für dieses Objekt gilt und der allgemeine Katalog unverändert bleibt.

Leistungsbündel und Pauschalpositionen (Soll): Das System sollte ermöglichen, mehrere Einzelleistungen zu Bündeln zusammenzufassen und als eine Einheit (Pauschalleistung) zu behandeln. Dies ist hilfreich für Verträge und Ausschreibungen, in denen auf ganze Leistungskataloge verwiesen wird (z.B. “Wartung aller Leistungen gemäß AMEV-Katalog für Lüftungsanlage”). Das System sollte solche Bündel definieren können, sodass bei Auswahl eines Pakets automatisch die zugehörigen Einzelleistungen hinterlegt sind.

Abnahmeprüfung: Definieren Sie ein Leistungsbündel, das mehrere Katalogeinträge umfasst (z.B. alle jährlichen Wartungsleistungen für eine Lüftungsanlage). Weisen Sie dieses Bündel einer Anlage oder einem Wartungsvertrag zu. Prüfen Sie, ob das System daraufhin die enthaltenen Einzel-Leistungen korrekt hinterlegt (etwa im Wartungsplan erscheinen alle Leistungen des Bündels mit den jeweiligen Terminen). Testen Sie auch den Export/Bericht: Wird das Bündel als eine Position ausgewiesen, ggf. mit Verweis auf die inkludierten Leistungen?

Import und Export von Katalogen (Soll): Das System sollte Funktionen zum Importieren und Exportieren von Leistungskatalogen bieten. So können eigene Leistungskataloge (z.B. unternehmensspezifische Listen oder aktualisierte Normkataloge) bequem eingelesen werden. Ebenso sollte der Export (z.B. als Excel/CSV oder PDF) möglich sein, um den Katalog extern zu prüfen oder für Ausschreibungsunterlagen bereitzustellen.

Abnahmeprüfung: Führen Sie einen Import eines Muster-Leistungskatalogs (z.B. CSV-Datei mit einigen Leistungen) durch. Verifizieren Sie, dass alle Einträge korrekt im System angelegt wurden (richtige Spaltenzuordnung, Zeichenkodierung usw.). Danach exportieren Sie den vorhandenen Leistungskatalog aus dem System und prüfen, ob die exportierten Daten vollständig und strukturiert sind (z.B. stimmt die Anzahl der exportierten Leistungen mit dem Systembestand überein, sind Hierarchien erkennbar).

Benutzerfreundliche Katalogpflege (Soll): Die Software sollte Werkzeuge zur einfachen Pflege der Leistungskataloge bieten. Dazu gehören z.B. eine übersichtliche Katalogverwaltung mit Filter- und Suchfunktionen, Massenbearbeitung (Batch-Editieren mehrerer Einträge) oder Kommentarfelder/Notizen je Leistungseintrag. Dies erleichtert es, die Qualität der Katalogdaten langfristig hochzuhalten.

Abnahmeprüfung: Öffnen Sie die Katalog-Verwaltung im System. Testen Sie die Suchfunktion, indem Sie nach einem Stichwort einer Leistung suchen (z.B. „Filter tauschen“). Überprüfen Sie, ob die relevanten Einträge schnell gefunden werden. Nehmen Sie eine Massenänderung vor (z.B. ändern Sie bei mehreren Leistungen gleichzeitig das Intervall oder fügen Sie einen Hinweistext hinzu) und verifizieren Sie, dass alle ausgewählten Einträge korrekt aktualisiert wurden.

Verknüpfung mit Normen und Dokumenten (Soll): Es wäre wünschenswert, wenn das System Verweise von Leistungen zu Normdokumenten oder Anleitungen speichern kann. Beispielsweise könnte jede Leistung Felder für zugrundeliegende Normen (DIN, VDI usw.) haben oder Links zu Hersteller-Dokumentationen. So wird die Qualität der Ausführung unterstützt, da der Techniker bei Bedarf direkt auf Detailinformationen zugreifen kann.

Abnahmeprüfung: Öffnen Sie eine Leistung im Katalog und prüfen Sie, ob Felder für Referenzen vorhanden sind (z.B. „Gemäß DIN 31051“ oder Link zu einer PDF-Anleitung). Falls ja, hinterlegen Sie exemplarisch einen Verweis (z.B. auf eine PDF-Datei) und rufen Sie ihn anschließend über die Oberfläche wieder ab, um sicherzustellen, dass die Verknüpfung funktional ist.

Erweiterte Kataloganalyse (Kann): Das System kann Auswertungen und Berichte über die Leistungskataloge bereitstellen. Beispielsweise eine Übersicht, welche Anlagen welche Leistungen aus dem Katalog zugewiesen haben oder welche Leistungen besonders häufig anfallen. Auch eine Lückenanalyse (welche Anlagen haben noch nicht alle empfohlenen Leistungen zugewiesen) wäre hilfreich, um die Katalognutzung zu optimieren.

Abnahmeprüfung: (Optional, falls vom Anbieter umgesetzt) Führen Sie eine Auswertung im System durch, z.B. einen Bericht „Leistungsverwendung je Anlage“. Prüfen Sie, ob der Bericht plausibel Daten liefert (etwa Liste aller Anlagen mit ihren zugeordneten Leistungen). Bei einer Lückenanalyse-Funktion: wählen Sie einen Beispiel-Bereich, in dem bewusst bei einer Anlage eine empfohlene Leistung nicht zugeordnet wurde, und kontrollieren Sie, ob das System dies als Lücke identifiziert.

Mehrsprachige Leistungskataloge (Kann): Wenn international eingesetzt, kann das System die Leistungskataloge mehrsprachig vorhalten. Dies ist ein optionales Kriterium, das besonders für multinationale Unternehmen relevant ist. Jedem Leistungseintrag könnten Übersetzungen (z.B. Deutsch/Englisch) hinterlegt sein.

Abnahmeprüfung: (Falls angeboten) Stellen Sie die Benutzersprache im System um (z.B. auf Englisch) und prüfen Sie, ob die Leistungen im Katalog in der gewählten Sprache angezeigt werden. Alternativ kontrollieren Sie in der Katalogverwaltung, ob Eingabefelder für verschiedene Sprachen vorhanden sind, und hinterlegen testweise eine Übersetzung für eine Leistung, um dann die Umschaltung zu verifizieren.

Integration weiterer Servicekataloge (Kann): Über die Wartung hinaus könnte das System optional auch Leistungskataloge für andere FM-Bereiche verwalten (z.B. Reinigungsleistungen, Sicherheitsdienstleistungen). Dies wäre kein Kernbestandteil, aber ein Bonus, wenn das CAFM hier flexibel ist. Die Handhabung wäre analog: strukturierte Listen von Leistungen, die zu Objekten/Verträgen zuordenbar sind.

Abnahmeprüfung: (Optional) Legen Sie einen neuen Leistungskatalog-Bereich an, z.B. „Reinigungskatalog“. Fügen Sie dort Leistungen hinzu (z.B. „Grundreinigung Bodenbelag“) und überprüfen Sie, ob diese analog den Wartungsleistungen einem Objekt (z.B. Gebäude) oder Vertrag zugeordnet werden können. Testen Sie, ob das System Berichte oder Planungen dafür analog erzeugt (falls implementiert).

Externe Synchronisation der Leistungen (Kann): Optional kann das System eine Schnittstelle zu externen Systemen anbieten, um Leistungskataloge oder Auftragsdaten auszutauschen. Beispielsweise könnten Leistungskataloge mit einem ERP-System synchronisiert werden, oder Ausschreibungsplattformen könnten direkt mit den Katalogdaten befüllt werden.

Abnahmeprüfung: (Falls vorhanden) Prüfen Sie die Schnittstellen-Dokumentation. Führen Sie einen Testexport der Leistungskatalogdaten über die Schnittstelle durch oder importieren Sie Leistungen aus einem angebundenen System. Verifizieren Sie, dass die Daten korrekt übertragen wurden (z.B. Abgleich der Anzahl importierter Leistungen mit der Quelldatei, Konsistenz der Feldinhalte).