CAFM-System: Prozessdaten

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Prozessdaten in CAFM-Systemen

Im Facility Management wird zwischen Bestandsdaten (statischen Stammdaten) und Prozessdaten (dynamische Betriebsdaten) unterschieden. Bestandsdaten umfassen alle langfristig gültigen Informationen zum Objektbestand – z.B. Gebäude, Räume, technische Anlagen und Ausstattungsgegenstände – und ändern sich nur selten (meist bei Umbau oder Anschaffung). Prozessdaten dagegen entstehen erst während der Nutzungsphase und haben immer einen festen Bezug zu den Bestandsdaten der Gebäude und Anlagen. Beispiele für Prozessdaten sind Sensor- und Zustandsdaten (z.B. Raumtemperaturen, Schaltzustände), Auftrags- und Verbrauchsdaten (etwa Energie- oder Wasserverbräuche) und Nutzerinteraktionen. Da Prozessdaten die laufenden Abläufe abbilden, sind sie unverzichtbar für Controlling und operative Steuerung (z.B. Flächenbelegung, Wartungsplanung oder Energiemanagement). So können etwa Kosten- und Energieverbrauchs-Benchmarks nur erstellt werden, wenn belastbare Bestands- und Prozessdaten vorliegen. Prozessdaten besitzen einen festen Bezug zu bautechnischen Anlagen und den damit verknüpften Bestandsdaten. Umgekehrt beeinflusst die Qualität der Bestandsdaten maßgeblich, wie gut Prozessdaten verarbeitet und interpretiert werden können. Beispielsweise lässt sich Flächenmanagement nur effizient betreiben, wenn alle Räume korrekt erfasst und eindeutig nummeriert sind.

Strukturierte Auftragsdaten für CAFM-Systeme

Digitalisierung und neue Prozessdaten durch IoT
Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Auftragnehmer

Digitalisierung und neue Prozessdaten durch IoT

Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen immer umfangreichere Prozessdaten in Echtzeit. Vernetzte Sensoren (IoT) messen mittlerweile kontinuierlich Gebäudedaten: Raumtemperaturen, Luftfeuchtigkeit, Energie- und Wasserverbräuche, aber auch die tatsächliche Flächennutzung durch Bewegungssensoren oder Zutrittskontrollen. Mithilfe solcher IoT-Sensorik kann ein CAFM-System Gebäudezustände in Echtzeit erfassen. Beispielsweise ermittelte ein Intel-Bürogebäude in Indien durch rund 9.000 vernetzte Sensoren permanent Daten zu Temperatur, Beleuchtung, Energieverbrauch und Raumbelegung. Diese Sensordaten – überwiegend in Echtzeit – werden analysiert, um etwa Energiesparpotenziale zu erkennen oder Beschwerden über Temperaturunterschiede zu vermeiden.

Sensoren lösen aber nicht nur Erfassungsprozesse aus, sondern können auch automatisch Gebäudetechnik steuern. So beschreiben Experten: „Sensoren messen schon heute Raumtemperaturen und ermitteln, wann welche Räume wie stark genutzt werden. […] Sobald sie sinnvoll verknüpft sind, können notwendige Handlungsschritte systemseitig eingeleitet werden. Dann führt beispielsweise ein Raumtemperatur-Messwert zur automatischen Regulierung der Klimaanlage“. Dies steigert Effizienz und Komfort: Aufgaben wie Tonerbestellungen oder Wartungsaufträge werden ausgelöst, bevor Nutzer sie bemerken. Echtzeit-Datenverarbeitung ermöglicht es Facility Managern, sofortige Entscheidungen zu treffen und Probleme proaktiv zu beheben.

Durch die umfassende Datenerfassung können strategische Prozesse verbessert werden. Beispielsweise lassen sich Flächenbelegungen transparent auswerten und zukünftige Flächenbedarfe genauer planen – ein Vorgang, der sich durch Nutzerverhaltensdaten erheblich optimieren lässt. Auch Benchmarks für Kosten und Verbräuche werden aussagekräftiger: Werden Energieverbrauchsdaten mit Flächengrößen (Bestandsdaten) verknüpft, kann man Kennzahlen wie kWh pro m² oder € pro m² erzeugen und so Vergleiche zwischen Standorten oder Perioden ziehen. Solche Analysen sind nur möglich, wenn sowohl Prozess- als auch Bestandsdaten eine hohe Qualität besitzen.

Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Auftragnehmer

Die Sicherstellung der Datenqualität ist eine gemeinschaftliche Aufgabe von Auftraggeber (AG) und Auftragnehmer (AN). Nach gängigen Empfehlungen trägt der Auftraggeber typischerweise die Verantwortung für die Auswahl, Einführung und Schulung beim CAFM-System. Der Auftraggeber definiert Anforderungen an die Daten (z.B. Standards, Nomenklatur, Struktur) und liefert bei Projektbeginn vorhandene Basisdaten. Der AN implementiert das System, importiert und konfiguriert die Daten, dokumentiert die Einstellungen und schult die Nutzer entsprechend. Nach der Einführung sind AN und AG gemeinsam gefordert, Änderungsprozesse zu regeln: Wer erfasst Änderungen im Inventar? Wie werden neue Räume oder Anlagen eingepflegt? Diese „nebenvertraglichen“ Pflichten sind Teil der gegenseitigen Sorgfaltspflicht.

Durch klare vertragliche Vereinbarungen kann verhindert werden, dass Datenpflege und -qualität zur offenen Aufgabe werden. So sollten Lieferverträge Leistungspflichten enthalten, etwa die regelmäßige Aktualisierung von Grundriss- und Anlagendaten oder die Qualifizierung des CAFM-Personals. Zudem gehören SLA (Service Level Agreements) zur Systemverfügbarkeit und Datensicherung zu den Vertragspflichten. Nur wenn beide Seiten ihre Rolle als Datenverantwortliche aktiv wahrnehmen, stellt das CAFM eine verlässliche Informationsbasis dar und ermöglicht effiziente FM-Prozesse.