CAFM: Finanz- und Budgetmanagement

Budgetverwaltung: Möglichkeit, Budgets für verschiedene Bereiche anzulegen (jährliche Budgets je Kostenart, je Kostenstelle, je Projekt). Das System soll Plan-Budgets erfassen und im Laufe des Jahres Soll-Ist Vergleiche ermöglichen. Mehrere Teilbudgets sollen parallel gepflegt werden können und konsolidiert vergleichbar sein (z. B. Budget Technik vs. Infrastruktur vs. Gesamt).

Bestell- und Rechnungsmanagement: Erfassung aller Bestellungen (Einkaufsmodul) und Rechnungen im System oder Import aus ERP. Bestellungen sollten Kosten reservieren (commitments), Rechnungen Ist-Kosten darstellen. Das Finanzmodul muss diese erfassen, genehmigen lassen und entsprechenden Budgets zuordnen. Wichtig: Mehrwertsteuer-Handling bei Rechnungen (Unterstützung verschiedener MwSt-Sätze, z. B. Ausland) sowie Währungsumrechnung bei Fremdwährung.

Kontenplan und Buchungsschnittstelle: Möglichkeit, Kosten auf Konten oder Kostenstellen zu buchen. Das System sollte entweder einen eigenen einfachen Kontenplan abbilden oder sich auf das angebundene ERP stützen. Es muss Summen der erfassten Rechnungen z. B. auf Debitoren-/Kreditorenkonten übergeben können. Ggf. kann das CAFM auch eine interne GuV oder Kostenauswertung erstellen, aber für offizielle Abschlüsse würde das an ERP gehen.

Zahlungsplanung: Verwaltung von Zahlungsplänen – z. B. Miete quartalsweise im Voraus, Wartungsvertrag monatlich. Das System soll Fälligkeiten kennen und daraus Verpflichtungen (liabilities) darstellen. Auch das Erstellen von Zahlungsanweisungen (z. B. Datei für Bank) ist denkbar, aber oft im ERP. Mindestens aber Erinnerungen vor Fälligkeit.

Mehrwährungsfähigkeit: Bei internationalen Liegenschaften oder Verträgen sind verschiedene Währungen möglich. Das System muss Beträge in lokaler Währung erfassen, Wechselkurse hinterlegen und konsolidiert z. B. in EUR darstellen können.

Projektkosten: Abbildung von Projektbudgets und -kosten, z. B. Umbauprojekte. Hierfür sollten eigenständige Projektkonten oder Kostensammler geführt werden. Kosten aus Bestellungen/Rechnungen sollten einem Projekt zuweisbar sein. Das System kann dann Projektabrechnungen erzeugen oder zumindest den Finanzstatus eines Projektes (Budget, Soll, Ist, voraussichtlicher Endkosten) anzeigen.

Reporting: Finanzberichte im FM-Kontext: Monatliche Kostenübersicht nach Kostenarten, Budgetverbräuche, Forecast (Hochrechnung Jahressoll). Das System sollte Standardauswertungen liefern und die Daten für Controlling exportieren können. Auch automatisierte Reports (z. B. via E-Mail versenden) sind wünschenswert.

Workflow für Freigaben: Implementierung von Freigabe-Workflows für finanzielle Vorgänge. Z. B. eine Rechnung wird vom Modul erfasst und muss von zuständiger Person freigegeben werden (ggf. mehrstufig nach Betrag). Das System sollte dokumentieren, wer wann freigegeben hat. Auch Bestellungen könnten vor Abschluss genehmigt werden müssen – dann ist das Einkaufsmodul mit dem Finanzworkflow zu koppeln.

Vertrags- und Kostenverknüpfung: Das Modul soll Summen aus anderen Modulen konsolidieren. Z. B. alle Mietverträge summieren, alle Wartungsverträge summieren und verteilen (Mieterumlage). Auch Kosten aus Aufträgen (Instandhaltung) fließen hier ein. Eine Sicht "Gesamtkosten je Gebäude pro Jahr nach Kostenkategorien" wäre Output solcher Verknüpfung.

Planungsfunktionen: Neben Budget (kurzfristig) ggf. auch längerfristige Finanzplanung (Verzahnung mit Strategische Planung Modul). Indexierungen (z. B. 2% Kostensteigerung jährlich) berücksichtigen, Wachstum der Bestände etc., um eine mehrjährige Budgetplanung aufzubauen. Das Modul sollte solche Planwerte aufnehmen, sodass im Strategischen Planungsmodul damit gerechnet werden kann.

Benutzerverwaltung für Finanzen: Wegen der Sensibilität soll es möglich sein, nur bestimmten Usern Zugriff auf Finanzdaten zu geben. Auch innerhalb Finanzen differenzieren (z. B. Einkauf darf Budgets sehen aber keine Gehälter etc. – letzteres eher Personal). Jedoch, falls Personalkosten ins FM-Budget einfließen, könnte das Modul Summenkonten dafür vorsehen ohne Personendetails.

Budgetplanungsprozess: Jährlich (oder je Periode) werden Budgets geplant. Prozess: Fachabteilungen geben Bedarf ein, FM konsolidiert, Geschäftsleitung genehmigt. Das System soll diesen Prozess unterstützen durch Erfassung der Anträge und einen Freigabe-Workflow pro Budget. Nach Freigabe werden die Budgets schreibgeschützt hinterlegt. Während des Jahres: Änderungsanträge möglich? – Wenn ja, Workflow (Nachtragsbudget beantragen).

Bestell-zu-Rechnung Prozess: Integration: Im Einkaufsprozess wird Bestellung genehmigt und ausgelöst. Das Finanzmodul sollte dann automatisch das Obligo buchen (reserviertes Budget). Wenn Rechnung eingeht, wird diese im System der Bestellung zugeordnet und als Ist-Kosten verbucht. Workflow: Prüfung (Sachlich richtig? Betrag passt zur Bestellung?), dann Freigabe zur Zahlung. Dieser Prozess kann vom Modul gelenkt werden, inkl. Eskalation wenn Rechnung höher als Bestellung oder wenn Abweichungen auftreten.

Rechnungsfreigabe und Bezahlung: Jede eingehende Rechnung durchläuft den Freigabeprozess. Das System soll z. B. mittels digitalem Belegworkflow (Scan der Rechnung) und einer UI zur Prüfung (z. B. Stempel "geprüft") das klassische Umlaufverfahren ersetzen. Nach Freigabe kann das System an ERP melden "Rechnung X frei zur Zahlung". In kleineren Umgebungen könnte das CAFM sogar Zahlungen verwalten, aber normalerweise nicht – jedoch es könnte den Zahlstatus von ERP zurückgespielt bekommen (bezahlt am...). Damit hätte man im CAFM stets aktuellen Stand.

Kostenverfolgung je Vertrag/Objekt: Prozess, z. B. monatliche Mietverbuchung: Das System generiert aus Mietverträgen die Soll-Mieten, bucht diese intern und optional erstellt es Mieterrechnungen (bei Weiterberechnung an Untermieter). Oder Nebenkosten: jährlich nach Verbrauchsdaten (Verknüpfung Energiemodul) die Aufteilung berechnen, Schreiben generieren. Der Prozess der Nebenkostenabrechnung muss unter Einhaltung BGB/Vermieterpflichten ablaufen; das System unterstützt durch Checklisten (z. B. hat man alle relevanten Kosten erfasst?) und Serienbrieferstellung.

Reporting- und Kontrollprozesse: Monatlicher Abschluss: FM-Controller entnimmt aus dem System Berichte, prüft Abweichungen. Das System könnte Abweichungen selbst hervorheben (z. B. >10% über Plan markiert). Bei großen Abweichungen startet ein Prozess (Ursachenanalyse anstoßen, Maßnahme definieren, z. B. Wartungsvertrag neu verhandeln). Das System sollte Workflows/Notizen dafür ermöglichen, aber viel läuft da manuell – wichtig ist, dass die Daten verlässlich da sind.

Audit und Compliance: Finanzdaten im CAFM könnten geprüft werden (Interne Revision, Wirtschaftsprüfer wenn es um Nebenkosten geht). Das System muss hierfür Prozesse parat haben: z. B. Auditmode, in dem Prüfer nur lesend Zugriff auf alle Belege hat. Oder Export aller Transaktionen in prüfbarem Format (IDW PS 880 / GoBD Datenexport). Die Prozesse sollten sicherstellen, dass alle relevanten Daten unveränderbar archiviert sind (Vermeidung nachträglicher Änderungen ohne Protokoll). DSGVO: Personalkosten sollten keine personenidentifizierenden Daten enthalten (also eher Summen).

Schnittstellenprozess: Einrichtung und Pflege der Schnittstelle zum ERP ist wesentlich. Hierbei muss ein Prozess definiert sein, wie oft und was synchronisiert wird (z. B. Kosten jeden Tag oder Real-Time?; Stammdaten wie Konten, Kostenstellen regelmäßig importieren). Das CAFM sollte einen Prozessmonitor haben, der diese Integrationsjobs überwacht und Fehlermeldungen gibt, damit Inkonsistenzen auffallen.

Risikomanagement: Finanzen beinhalten auch Risiken (z. B. Budgetüberschreitungen, Zahlungsverzug). Prozesse im System könnten definieren: "Wenn Budget zu 90% aufgebraucht und noch 3 Monate übrig -> Alarm/Prognoseüberschreitung melden" oder "Dienstleister hat Rechnung nicht geschickt -> Erinnerung nach 30 Tagen" (damit Folgekosten planbar). Das System soll also nicht nur passiv Daten halten, sondern aktiv in Prozessen auf Risiken hinweisen.

Standard-Erfüllung: GEFMA 444 hat keinen eigenen Katalog "Finanzen", aber Budgetmanagement/Kostenverfolgung wird erwähnt. Das Modul sollte Best Practice des Facility-Controllings umsetzen. Ebenso sollte es kompatibel sein mit IFRS16-Anforderungen (Leasingverträge in Bilanz) falls FM-Verträge das tangieren – dann müsste es z. B. Restlaufzeiten und Zahlungssummen liefern können. Generell sind Compliance (GoBD) und Transparenz oberstes Gebot in Prozessen.