CAFM: Grundmodul
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Strukturelle Bausteine eines CAFM-Systems
Funktionen des Grundmoduls
Zentrale Benutzerverwaltung: Die CAFM-Kernanwendung muss eine zentrale Benutzerverwaltung mit umfassendem Rollen- und Rechtekonzept bereitstellen. Benutzerkonten, Zugriffsrechte und Rollen sind systemweit einheitlich zu verwalten, sodass jeder Anwender nur auf die für ihn freigegebenen Module und Funktionen zugreifen kann.
Basisdatenhaltung: Es ist eine grundlegende Datenhaltung für zentrale Stammdaten des Facility Managements bereitzustellen. Dazu gehören Organisationsstrukturen, Standorte, Gebäude, Etagen, Räume, Flächen sowie technische Gewerke – all diese Informationen müssen im System hinterlegt und hierarchisch organisiert sein.
Stammdatenmanagement: Die Software muss ein effizientes Stammdatenmanagement ermöglichen. Stammdaten wie Kostenstellen, Nutzergruppen, technische Objektklassen und andere zentrale Katalogdaten sind einmalig im Grundmodul zu pflegen und stehen allen Funktionalmodulen konsistent zur Verfügung. Redundanzen sind zu vermeiden, indem jedes Stammdatum systemweit einheitlich verwendet wird.
Hierarchische Objektstruktur: Das Grundmodul muss eine hierarchische Objektstruktur unterstützen (z. B. Standort > Gebäude > Etage > Raum > Inventar). Alle Objekte und Assets im CAFM-System sind in einer Baumstruktur abzubilden, sodass übergeordnete und untergeordnete Beziehungen (Containment) klar ersichtlich sind. Dies erleichtert das Navigieren durch die Infrastruktur und ermöglicht eine strukturierte Vererbung von Merkmalen.
Flexibles Datenmodell (Metamodellierung): Die Anwendung muss flexible Datenmodellierungsmöglichkeiten bieten, idealerweise in Form einer Metamodellierung. Dies bedeutet, dass Administratoren bei Bedarf neue Objektklassen, Attribute oder Beziehungen definieren können, um das System an projektspezifische Anforderungen anzupassen. Das Datenmodell des Grundmoduls sollte erweiterbar sein, ohne programmieren zu müssen, und kompatibel mit zukünftigen Erweiterungen.
Mehrsprachigkeit und Mandantenfähigkeit: Die CAFM-Kernanwendung muss mehrsprachig ausgelegt sein, damit Benutzeroberfläche und Inhalte in mindestens Deutsch und auf Wunsch in weiteren Sprachen dargestellt werden können. Zusätzlich ist Mandantenfähigkeit zu unterstützen: Mehrere unabhängige Organisationseinheiten (Mandanten) sollen in einer gemeinsamen Systeminstanz verwaltet werden können, ohne dass sie Daten gegenseitig einsehen oder beeinflussen.
Dokumentenmanagement: In das Grundmodul ist ein integriertes Dokumentenmanagement zu implementieren. Nutzer müssen die Möglichkeit haben, Dokumente und Dateien als Anhänge an beliebige Objekte (z. B. Verträge, Flächen, Anlagen) zu hinterlegen. Versionierung von Dokumenten ist sicherzustellen, damit Änderungen an Dateien nachvollzogen und ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Auch Suchfunktionen über Dokumenteninhalte und eine Zugriffssteuerung für Dokumente sind bereitzustellen.
Integration
Einheitlicher Datenbestand: Das Grundmodul muss einen einheitlichen, zentralen Datenbestand für alle weiteren CAFM-Module bereitstellen. Sämtliche Module (z. B. Instandhaltungsmanagement, Flächenmanagement, Vertragsmanagement etc.) greifen auf dieselben Stammdaten und Objektdaten zu. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen nicht doppelt geführt werden und alle Bereiche stets mit konsistenten, aktuellen Daten arbeiten.
Nahtlose modulare Erweiterung: Die Kernanwendung ist als zentrale Plattform für ergänzende Module auszulegen. Es muss standardisierte Mechanismen geben, über die zusätzliche Funktionsmodule (etwa für Wartung, Reservierungen, Schlüsselverwaltung usw.) an das Grundmodul angebunden werden. Das bedeutet, dass das Grundmodul eine definierte Schnittstellenstruktur oder ein API für interne Erweiterungsmodule bereitstellt, sodass alle Module nahtlos integriert sind und untereinander Daten austauschen können.
Externe Schnittstellenfähigkeit: Die Software muss Schnittstellen zu externen Systemen unterstützen, um den Datenaustausch mit der bestehenden IT-Landschaft zu ermöglichen. Insbesondere sind Anbindungen an ERP-Systeme (z. B. für den Import von Personaldaten oder Kostenstellen aus SAP), CAD/BIM-Systeme (für den Import von Gebäudeplänen und Flächendaten) und GIS (für Lagepläne und geografische Daten) vorzusehen. Diese Schnittstellen sollen möglichst auf offenen Standards basieren (z. B. REST-API, IFC für BIM-Daten, CSV/Excel-Importe) und einen bidirektionalen Austausch erlauben, sodass Daten automatisch synchronisiert und Mehrfacheingaben vermieden werden.
Benutzerfreundlichkeit
Responsives, rollenbasiertes UI: Die Anwendung muss ein responsives Design aufweisen, damit sie auf verschiedenen Endgeräten (Desktop, Tablet, Smartphone) optimal bedienbar ist. Die Benutzeroberfläche ist an die jeweilige Rolle des Nutzers anzupassen: Ein rollenbasiertes UI-Konzept stellt sicher, dass jeder Anwender nur die für ihn relevanten Menüs, Module und Informationen sieht. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und vereinfacht die Bedienung für unterschiedliche Nutzergruppen (z. B. Techniker, Manager, Administratoren).
Konfigurierbare Dashboards und Navigation: Das System soll individuell konfigurierbare Dashboards bereitstellen. Jeder Benutzer kann sich eine personalisierte Startseite mit für ihn wichtigen Kennzahlen, Listen und Funktionen zusammenstellen. Ebenso muss die Navigationslogik flexibel und konfigurierbar sein (z. B. Favoritenmenüs, frei definierbare Schnellzugriffe), damit organisationsspezifische Workflows optimal unterstützt werden.
Einfache Suche, Filter und Berichte: Die Kernanwendung muss leistungsfähige Funktionen für die Suche und Filterung von Daten bieten. Nutzer sollen Objekte, Vorgänge oder Dokumente schnell über eine globale Suchleiste finden können; zusätzlich sind kontextbezogene Filter in Listenansichten nötig, um große Datenmengen einzugrenzen. Weiterhin ist eine integrierte Berichtsausgabe vorzusehen: das System muss es erlauben, per Konfiguration standardisierte Berichte und Auswertungen zu erzeugen (z. B. Flächenauslastungsberichte, Wartungsübersichten), die bei Bedarf exportiert oder gedruckt werden können. Eine Ad-hoc-Reportfunktion für Benutzer ohne Programmierkenntnisse (z. B. mittels Drag-and-Drop oder Abfrageassistent) wäre von Vorteil, um flexibel auf Daten zugreifen zu können.
Systemtechnische Anforderungen
Mandantenfähigkeit: Die CAFM-Software muss mandantenfähig sein. Das System soll mehrere Mandanten (z. B. unterschiedliche Tochterunternehmen oder Kunden) in einer einzelnen Installation verwalten können, ohne dass Daten oder Einstellungen sich überschneiden. Jeder Mandant verfügt logisch über einen getrennten Datenhaushalt, während gemeinsame Stammdaten bei Bedarf zentral gepflegt und mandantenspezifisch gefiltert werden können.
Skalierbarkeit: Das Grundmodul ist auf hohe Skalierbarkeit auszulegen. Es muss mit wachsenden Anforderungen mitwachsen können – sowohl hinsichtlich der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer als auch des Datenvolumens. Die Architektur soll Lastspitzen ausgleichen und eine performante Nutzung gewährleisten, bspw. durch Lastverteilung oder Cloud-basierte Skalierung. Auch bei Anbindung zusätzlicher Module oder Standorte darf die Systemleistung nicht beeinträchtigt werden.
Revisionssicherheit: Es ist Revisionssicherheit sicherzustellen. Alle Änderungen an Stammdaten, Buchungen oder Dokumenten müssen lückenlos protokolliert werden (Historisierung), sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Das System darf keine unbemerkte Löschung oder Manipulation von Daten zulassen; stattdessen sind vergangene Datenstände bei Bedarf wiederherstellbar. Diese Anforderungen dienen der Compliance und ermöglichen interne wie externe Audits, indem das System als revisionssichere Datenquelle agiert.