CAFM: Strategische Planung

Szenarien und Alternativen: Das Modul muss ermöglichen, alternative Szenarien anzulegen – z. B. Szenario A: Gebäude sanieren, Szenario B: Neubau ersatzweise. Für jedes Szenario können Eingaben gemacht werden (Investitionen, Änderungen in Flächen, Personalwachstum etc.). Die Szenarien sollen parallel gespeichert und vergleichbar sein.

Kosten- und Ertragsplanung: Erfassung von periodischen Kosten und Erträgen über mehrere Jahre. Z. B. Wartungskosten jährlich steigend, Mieterlöse jährlich mit Wachstumsrate X. Das System soll Periodenpläne (z. B. 5-Jahres-Plan) aufnehmen und für jede Periode Kosten/Erträge ausgeben. Indexierungen (Inflation, indexierte Mieten) können hinterlegt werden, sodass der Plan automatisch angepasst wird.

Investitionsplanung: Möglichkeit, Investitionsprojekte einzugeben mit einmaligen Ausgaben (z. B. 2025: €1 Mio Dachsanierung) und deren Einfluss auf Folgekosten (z. B. geringere Reparaturen oder Energiekosten danach). Auch Finanzierungseffekte (Zinsen bei Kreditaufnahme) sollen berücksichtigt werden. Das System könnte z. B. den Cashflow inkl. Finanzierungsbedarf ausweisen.

Kapazitäts- und Flächenprognose: Einarbeitung von Flächenbedarf und Personalkapazität: z. B. Planung, wie viele Arbeitsplätze in 5 Jahren benötigt sind bei angenommenem Personalwachstum. Oder ob bestehende Fläche reicht / neue Standorte gebraucht werden. Das System sollte Felder/Modelle dafür vorsehen (z. B. Wachstumsrate Mitarbeiter → Flächenbedarf via Mitbenutzungsfaktoren berechnet).

Lebenszyklus-Kostenrechnung: Unterstützung der Berechnung von Life-Cycle Costs einer Immobilie oder Anlage über den Nutzungszeitraum. Das umfasst Invest, Betrieb, Instandhaltung, Rückbau. Das System sollte Summen und Barwert berechnen können, ggf. mit Diskontierungssätzen. So können verschiedene Strategien (weiter nutzen vs. neu bauen) betriebswirtschaftlich verglichen werden.

Auswirkungen auf Bilanz/GuV: Für strategische Entscheidungen ist oft wichtig, wie sich diese auf Kennzahlen auswirken. Das Modul sollte zumindest eine vereinfachte Bilanz-/GuV-Simulation erlauben, oder zumindest Cashflow und Gewinnwirkung je Jahr zeigen. Beispielsweise, ein großer Invest erhöht Abschreibungen → das müsste im Plan auftauchen können.

Verknüpfung mit Assets und Verträgen: Eingaben sollten referenzierbar sein auf konkrete Assets/Verträge, sofern strategisch relevant. Z. B. ein geplanter Verkauf eines Gebäudes 2028 mit erwartetem Erlös – dieses Gebäude ist im System bekannt. Oder Auslaufen eines langfristigen Mietvertrags – kann als Ereignis im Plan markiert sein. Diese Verknüpfungen sorgen dafür, dass Plan und aktuelle Daten konsistent bleiben (z. B. wenn ein Gebäude doch schon 2025 verkauft wird, Plan anpassen).

Risiko- und Sensitivitätsanalyse: Das System könnte Funktionen bereitstellen wie "Parametervariation": z. B. Szenario: Energiepreis +20% vs. -10% → wie ändert sich Gesamtplan? Oder Simulation mit Monte Carlo (optional). Mindestens aber einfache Sensitivitätsrechnungen (Varianz verschiedener Eingabegrößen) sollte möglich sein, auch wenn es manuell über separate Szenarien läuft.

Berichte und Visualisierung: Graphische Aufbereitung der langfristigen Entwicklung: Kostenkurven, Flächendiagramme etc. Output z. B. "Periode vs. Cashflow vs. Ergebnis" im Chart oder "Kostenanteile pro Bereich". Zudem ein Szenariovergleichs-Report: Gegenüberstellung der Kennzahlen zweier Szenarien in Tabellenform (so dass Gremien Entscheidungen treffen können). Export dieser Berichte (Excel/PDF) ist wichtig.

Strategie-Planungszyklus: Typisch ein jährlicher Zyklus: Aktualisierung der strategischen Planung parallel zum Budgetprozess. Prozess: im Q3 wird strategische Planung für die nächsten 5 Jahre überarbeitet. Das Modul sollte Daten aus dem laufenden Jahr einlesen (Ist), Nutzer passen Annahmen an (z. B. neue Indizes, neue Projekte) und generieren neue Szenarien. Nach Diskussion in Runden (vielleicht via Reports aus dem System) wird eins der Szenarien als Masterplan freigegeben. Das System sollte diese Freigabe dokumentieren und das Szenario als baseline speichern.

Entscheidungsfindung: Wenn eine große Entscheidung ansteht (z. B. Investitionsvorhaben), unterstützt das System den Prozess, indem es Alternativen gegenüberstellt. Der Prozess könnte sein: Fachplaner erfassen Alternative 1 & 2 im System → Berichte werden erzeugt mit ROI, NPV etc. → Management entscheidet sich, markiert Alternative 1 als "ausgewählt". Im System wird diese dann in den Hauptplan überführt. Diese Nachverfolgbarkeit ("Warum haben wir uns für X entschieden? siehe Berechnung") sollte gegeben sein.

Integration Ist-Daten: Strategische Planung muss regelmäßig mit Realitäten abgeglichen werden. Prozess: z. B. jährlich Plan vs. Ist Abgleich – falls Abweichungen, Anpassung der Strategie. Das System sollte aus dem Finanzmodul Ist-Daten je Jahr übernehmen und neben den Planwert legen (für vergangene Perioden). Der Prozess "Planfortschreibung" wird somit teilautomatisiert: z. B. man sieht, dass Instandhaltungskosten höher waren als geplant → in Zukunft Plan anheben. Das System kann Abweichungen highlighten (über definierte Toleranzen).

Kommunikation und Beteiligung: Strategische Planung ist teamübergreifend. Prozesse zur Zusammenarbeit: ggf. können mehrere Personen Teilpläne erstellen (z. B. einer macht Flächenbedarf, anderer Kosten). Das System sollte ermöglichen, diese Teilinputs zusammenzuführen. Evtl. Workflow: "Fachplanung abgeschlossen" → dann Koordinator checkt und integriert.

Dokumentation von Annahmen: Jeder strategische Plan beruht auf Annahmen (z. B. Inflation 2%, Personalgrowth 3%). Das System muss den Prozess unterstützen, diese Annahmen zu dokumentieren – z. B. als Metadaten pro Szenario, oder ein Assumptions-Tabellenblatt. So wird Jahre später nachvollziehbar, wovon man ausging.

Revision und Versionierung: Ähnlich Dokumentenversionierung: jedes Jahr/ jede große Änderung erzeugt eine neue Planversion. Das System sollte die Historie der Pläne aufbewahren – z. B. Plan2020 (erstellt 2019), Plan2021 usw. Und diese miteinander vergleichbar machen (was hat sich geändert?). Dieser Prozess muss so gestaltet sein, dass versehentliches Überschreiben vermieden wird – d. h. lieber Version kopieren statt direkt editieren ohne Verlauf.

Verknüpfung mit Maßnahmen: Strategische Ziele (z. B. Kostenreduktion) schlagen sich in Maßnahmen nieder (z. B. Investition in effizientere Anlagen). Der Prozess: aus der Strategie werden Initiativen abgeleitet, die dann z. B. ins Instandhaltungs-/Projektmodul gehen. Das System sollte diesen Prozess stützen, z. B. indem aus einem Szenario "Investition X" automatisch ein Projekt im Projektmodul initialisiert wird. Oder zumindest ein Report "Strategische Maßnahmen" als Aufgabenliste. Dann kann das operative Team diese umsetzen und rückmelden, was wiederum ins Monitoring des Plans einfließt.

Compliance/Nachvollziehbarkeit: Obwohl strategische Planung eher intern ist, müssen Daten konsistent sein, falls sie extern berichtet werden (z. B. Investitionspläne an Eigentümer). Der Prozess der Planerstellung sollte daher idealerweise Freigabeschritte haben ("Plan durch FM-Leiter geprüft", "Plan von GF genehmigt") – dokumentiert im System. Damit kann man jederzeit nachweisen, wer die Zahlen abgesegnet hat.

Standard-Alignment: GEFMA 444 hat keinen dezidierten Katalog für strategische Planung, jedoch fließen Ergebnisse in andere Bereiche (z. B. Flächenentwicklung, Budget). Das Modul erfüllt aber ein wichtiges Kriterium der Prozessintegration: Es verbindet Daten aus unterschiedlichen Modulen zu einem Gesamtbild. Insofern sollte es auf die Datenmodelle der anderen Module zugreifen können, ohne dass man manuell riesige Excel-Sheets pflegt. Der Planungsprozess sollte dem entsprechen, was z. B. im Standard ISO 55000 gefordert ist: asset lifecycle planning with alternative scenarios. Für die Ausschreibung bedeutet das: das Modul muss zuverlässig und anpassbar an die eigenen Planungsmodelle sein (z. B. Konfiguration, ob linear oder degressiv etc.), und Prozesse definieren lassen, wie die Planung in den Managementzyklus eingebunden wird.