CAFM: Umweltschutz

Abfall- und Schadstoffkataster: Das System muss ein Verzeichnis aller anfallenden Abfallarten führen können. Für jede Abfallart bzw. jeden Emissionstyp (z. B. Einleitungstypen ins Wasser) sollen relevante Attribute erfasst werden (Gefährlichkeit, Entsorgungsweg, Genehmigungen etc.). Auch Mengen und Herkunft (Standort, Abteilung) sollen pro Abfallart dokumentierbar sein.

Vorgangserfassung und -verwaltung: Alle Entsorgungsvorgänge (z. B. Abfallentsorgung, Recycling, Sondermüll-Abholungen) müssen im Modul erfasst und verwaltet werden können. Hierbei sollen Daten wie Datum, Art und Menge des Abfalls, entsorgender Dienstleister, Kosten, etc. pro Vorgang hinterlegt werden.

Dokumentenmanagement: Zu jedem Umweltvorgang müssen Dokumente wie Begleitscheine, Entsorgungsnachweise, behördliche Genehmigungen, interne Richtlinien oder Schulungsnachweise abgelegt werden können. Das System soll Mehrfachversionen von Dokumenten verwalten und eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Entsorgungsfall gewährleisten. Außerdem sollte es möglich sein, bestimmte Dokumente oder Formularfelder in den Workflow zu integrieren, sodass beispielsweise ein Prozessschritt erst fortgesetzt werden kann, wenn ein vorgeschriebenes Formular (etwa ein Prüfprotokoll) hochgeladen oder ausgefüllt wurde.

Kosten- und Mengenverfolgung: Das Modul soll Plan-Ist-Vergleiche bei Umweltkennzahlen ermöglichen. Geplante vs. tatsächliche Entsorgungskosten müssen gegenübergestellt werden können. Ebenso soll vorgesehener und tatsächlicher Aufwand (z. B. Arbeitszeit für Entsorgungstätigkeiten) erfasst und verglichen werden. Dadurch kann das Unternehmen Abweichungen erkennen und Nachkalkulationen durchführen.

Berichtswesen und Dashboards: Für das Umweltmanagement müssen aussagekräftige Berichte und Dashboards zur Verfügung stehen. Das Modul soll Kennzahlen wie gesamte Abfallmengen pro Zeitraum, Recyclingquoten, Entsorgungskosten nach Kategorien, etc. auswertbar machen. Idealerweise können individuelle Dashboards eingerichtet werden, auf denen verschiedene Reports, Grafiken und Tabellen in Echtzeit den aktuellen Stand anzeigen.

Notizen und Historie: Benutzer sollen in allen Phasen eines Entsorgungsvorgangs Anmerkungen hinzufügen können (z. B. Notiz zu einer Verzögerung oder Besonderheit). Diese Notizen sind mit Ersteller und Datum/Uhrzeit zu versehen, sodass eine lückenlose Historie aller Aktionen entsteht. Dadurch wird nachvollziehbar, wer wann welche Informationen hinzugefügt oder geändert hat (wichtig für Audits nach ISO 14001).

Behälter- und Stoffmanagement: Für Entsorgungsbehälter (Container, Tonnen, Tanks etc.) soll das System eigene Datensätze mit Standort, Kapazität und Inhaltstyp führen. Jedem Behälter ist ein Kalender zugeordnet, in dem Entleerungs-/Abholtermine geplant werden können. Das System soll bei Annäherung an Kapazitätsgrenzen oder bevorstehende Abholtermine Warnungen erzeugen. Zudem sind die über einen Zeitraum in einem Behälter gesammelten Mengen und die zugehörigen Entsorgungskosten nachvollziehbar darzustellen.

Termin- und Maßnahmenplanung: Allgemein soll eine Terminplanung im Umweltschutzmodul ermöglicht werden. Wiederkehrende Entsorgungsereignisse (z. B. regelmäßige Abfallabholungen, Prüfungen von Abscheidern) müssen als tägliche, wöchentliche, monatliche oder mehrjährliche Planung angelegt werden können. Das Modul soll Kalenderfunktionen bieten, inklusive Übersicht über geplante Termine und Fristen. Bei der Planung sollen auch Budgets (etwa erwartete Jahresmenge, Kosten, Stunden) hinterlegbar sein, um Soll/Ist-Abgleiche zu erleichtern.

Umweltmanagement-Prozess: Das Modul soll den gesamten Prozess der Abfall- und Umweltdatenverwaltung unterstützen. Vom Erfassen der Entstehung (wer/wo fällt Abfall an) über die Zwischenlagerung (Zuweisung zu Behältern) bis zur finalen Entsorgung und Nachweisführung müssen alle Schritte abgebildet werden. Das beinhaltet auch Freigabeprozesse, z. B. wenn gefährlicher Abfall nur mit Genehmigung eines Umweltbeauftragten entsorgt werden darf (workflows zur Genehmigung).

Compliance und Auditabläufe: Zur Sicherstellung der Compliance muss das System Prozesse unterstützen, die gesetzlichen Vorgaben entsprechen – etwa die fristgerechte Meldung bestimmter Abfallarten an Behörden oder periodische interne Audits des Umweltmanagements. Es soll möglich sein, Erinnerungstermine und Eskalationen einzurichten, wenn bspw. Prüf- oder Berichtstermine (wie im Rahmen ISO 14001 gefordert) naht. Im Rahmen von Audits muss das System in der Lage sein, lückenlos alle relevanten Nachweise und Historien bereitzustellen.

Auswertung und kontinuierliche Verbesserung: Prozessual sollte das Modul die Organisation bei der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung unterstützen. Dazu gehört, dass Trends (z. B. steigendes Müllaufkommen) automatisch erkannt und gemeldet werden können, oder dass aus den Daten Maßnahmen abgeleitet werden (z. B. bei Überschreiten von Umweltzielwerten wird ein Verbesserungsprozess angestoßen).

Integration in übergreifende Prozesse: Das Umweltmanagement-Modul muss mit anderen Unternehmensprozessen verknüpft sein. Beispielsweise sollte es Anbindungen an das Instandhaltungsmodul geben, falls umweltrelevante Wartungen (etwa von Filteranlagen) anstehen. Ebenso muss es Teil des Unternehmensrisikomanagements sein (Umweltrisiken bewerten und behandeln) sowie des Reporting-Prozesses an das Management (Umweltkennzahlen in Management-Reviews).