CAFM: Webshop

Online-Bestellplattform: Das Modul stellt eine Web-Oberfläche bereit, die einem klassischen Online-Shop ähnelt. Nutzer können dort Artikel suchen, auswählen und in einen Warenkorb legen. Der Einkauf erfolgt entsprechend definierter interner Prozesse direkt über den Webshop bzw. das System des Anbieters (Punch-Out).

Katalog und Kategorien: Es muss möglich sein, einen Produktkatalog mit eigenen Kategorien zu strukturieren. Administratoren können Kategorien und Unterkategorien anlegen (z. B. „Büromaterial > Papier“, „IT > Monitore“). Der Katalog kann sowohl interne Lagerartikel als auch externe Beschaffungsartikel enthalten. Kategorien erleichtern das Auffinden und Bündeln ähnlicher Artikel.

Attributsfelder: Für jede Kategorie bzw. jeden Produkttyp sollen spezifische Informationsfelder definiert werden können. Beispielsweise für IT-Geräte Felder wie „Prozessor“, „RAM“, „Hersteller“, während Büromaterial einfach „Marke“ und „Packungsgröße“ hat. Diese Attribute werden bei der Produkterfassung erfasst und dienen als Filter- oder Suchkriterien.

Suchfunktion: Eine komfortable Suchfunktion muss es erlauben, Produkte nach Name, Artikelnummer oder Attributen zu finden. Die Suche soll auch synonym oder über Schlagworte funktionieren (z. B. Suche nach „Toner“ findet alle passenden Druckerkartuschen). Filter nach Kategorie, Preis, Lieferant etc. sollen das Auffinden erleichtern.

Produktdetails und Dokumente: Zu jedem Produkt sollen Detailseiten abrufbar sein mit Beschreibung, Preis, Einheit, Lieferzeit und ggf. Bild. Zudem müssen Dokumente wie technische Datenblätter, Bedienungsanleitungen oder Sicherheitsdatenblätter hochgeladen und zum Produkt abrufbar sein. Mitarbeiter können so alle erforderlichen Infos einsehen, bevor sie bestellen.

Inventaranbindung: Falls ein Produkt im internen Inventar bereits vorhanden ist (z. B. ein Laptop-Modell, das im Katalog geführt wird), soll das Modul eine Verbindung herstellen können. So kann z. B. angezeigt werden, welche konkreten Inventarstücke (Seriennummern) dieses Produkt schon im Unternehmen im Einsatz sind. Außerdem kann die Verbindung genutzt werden, um bei Bestellung direkt einen neuen Inventardatensatz anzulegen oder einen bestehenden zuzuordnen.

Lageranbindung: Für lagergeführte Artikel soll das System anzeigen, ob und wo der Artikel auf Vorrat verfügbar ist. Durch die Anbindung an das Vorratsverwaltungsmodul kann ein Besteller sehen, wenn ein Artikel im internen Lager liegt und wie viele, und ggf. anstatt einer externen Bestellung eine interne Entnahme anstoßen. Auch kann im Bestellprozess sichtbar sein, wenn Nachschub bereits bestellt ist oder Bestellungen unterwegs sind.

Produktverknüpfungen: Das Modul soll Beziehungswissen zwischen Produkten abbilden. Beispielsweise Zubehörartikel (wenn man einen Laptop bestellt, wird eine Dockingstation empfohlen), Ersatzprodukte (Nachfolgermodell) oder Sets/Bundles. Diese Verknüpfungen sollen im Bestellprozess berücksichtigt werden, z. B. Hinweis „Passend dazu: …“ oder automatische Ergänzung von Pflichtzubehör (z. B. Software-Lizenz zu Hardware).

Einheiten und Verpackung: Bei jedem Produkt sollen gesonderte Einheiten für Mengen, Preise und Verpackung angegeben werden können. Z. B. kann ein Artikel in Stück geführt werden, Preis aber pro Karton à 10 Stück. Das System muss solche Angaben handhaben und dem Besteller klar anzeigen (z. B. „Mindestbestellmenge 1 Karton = 10 Stück“).

Import/Export von Katalogdaten: Es soll möglich sein, Produktdaten zu importieren (z. B. vom Lieferanten oder Hersteller) und auch zu exportieren. Dadurch kann ein aktueller Stand des Katalogs gehalten werden, ohne manuelle Einzelpflege. Unterstützte Formate können CSV, Excel oder spezielle Formate wie BMEcat sein.

Automatische Katalogerstellung: Aus den vorhandenen Produktdaten soll das System einen Katalog (z. B. PDF oder Web-Katalog) generieren können. Damit können z. B. aktuelle Produktlisten mit Bildern und Infos für interne Zwecke erstellt werden, ohne diese manuell zu layouten.

Schnittstellen zu Lieferanten (OCI/Punch-Out): Das Webshop-Modul muss Schnittstellen unterstützen, um externe Lieferantenkataloge einzubinden. Insbesondere sollte der OCI-Standard (Open Catalog Interface) unterstützt werden, da viele SAP-basierte Lieferantenkataloge darüber angebunden werden. Damit kann ein Benutzer ggf. im externen Shop des Lieferanten stöbern (Punch-Out) und die gewünschten Artikel zurück in das eigene System übernehmen. Ebenso sollte ein Datenaustausch über cXML oder andere gängige Standards möglich sein, um Bestellungen elektronisch an Lieferanten zu senden.

Genehmigungsworkflow: Ein zentrales Element ist der Freigabeprozess für Bestellungen. Das System muss definierte Workflows unterstützen, bei denen Bestellungen ab einem gewissen Warenwert oder bestimmte Artikel (z. B. IT-Geräte) eine Genehmigung benötigen. Der Prozess soll automatisch die zuständigen Genehmiger informieren, diese sollen per Klick (oder mobil) freigeben oder ablehnen können. Die Bestellung wird erst nach Freigabe an den Lieferanten übermittelt.

Bestellabwicklung: Ist eine Anforderung genehmigt, soll das System entweder eine interne Lagerausgabe veranlassen (falls Artikel vorrätig) oder eine Bestellung beim Lieferanten auslösen. Der Prozess muss Bestellnummern generieren, Bestellbestätigungen erfassen und den Lieferstatus verfolgen können (idealerweise via Rückmeldung vom Lieferant oder manuell). Der Besteller sollte den Status („bestellt“, „versandt“, „geliefert“) einsehen können.

Wareneingang und Bezahlung: Nach Lieferung muss der Wareneingang im System erfasst werden (ggf. über das Lager-Modul, welches den Zugang bucht und den Bedarf deckt). Der Prozess könnte vorsehen, dass der Besteller oder Lagerist den Erhalt bestätigt. Anschließend kann der Vorgang an die Buchhaltung gehen: Die Rechnung des Lieferanten wird mit der Bestellung verknüpft und zur Zahlung freigegeben. Das Modul sollte diesen Prozess unterstützen, etwa durch Abgleich von Bestellung und Rechnung (3-Wege-Abgleich).

Rückmeldungen und Reklamation: Der Prozess sollte auch Reklamationen abbilden können. Wenn gelieferte Ware mangelhaft ist, muss ein Rücksende-/Reklamationsprozess gestartet werden können – idealerweise mit Kommunikation an den Lieferanten und Dokumentation im System. Dieser Prozessabschnitt beinhaltet ggf. Gutschrift verfolgen und Ersatzlieferung organisieren.

Budgetkontrolle: Prozessual muss eine Budgetüberwachung stattfinden. Jeder Bestellung könnte einem Kostenstelle oder Projektbudget zugeordnet sein. Das System sollte vor dem endgültigen Auslösen prüfen, ob das Budget noch ausreicht, und ggf. Warnungen geben oder zusätzliche Freigaben einfordern. Der Prozess der Mittelbindung und Ausgabenverfolgung wird damit unterstützt.

Benutzerfreundlichkeit: Da ein Webshop nur angenommen wird, wenn er einfach und schnell nutzbar ist, sollte der Prozess für den Endanwender so gestaltet sein, dass eine Bestellung in wenigen Klicks möglich ist. Das beinhaltet Single-Sign-On ins System, automatische Zuordnung von Kostenstellen, intelligente Vorschlagslisten (letzte Bestellungen, Favoriten) etc. Dies sind weiche Anforderungen, die aber im Prozessdesign berücksichtigt werden sollten, um die Akzeptanz des Moduls sicherzustellen.

Auswertung und Compliance: Der Einkaufsvorgang sollte regelmäßig ausgewertet werden können (wer kauft was, bei wem, zu welchem Preis) – als Prozess der Lieferantenbewertung und Optimierung. Das System muss also den Prozess des regelmäßigen Reportings unterstützen, um z. B. gebündelte Bedarfe zu erkennen oder Compliance-Verstöße (z. B. Umgehung der Bestellung via Webshop) aufzudecken.