CAFM: Workflow-Engine
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Workflow-Engine im CAFM
Die CAFM-Workflow-Engine steuert und automatisiert Prozesse im Facility Management. Aufgaben, Freigaben und Eskalationen lassen sich regelbasiert definieren und transparent abbilden. Abläufe werden strukturiert, Zuständigkeiten klar zugewiesen und Status jederzeit nachvollziehbar. Die Integration in CAFM-Systeme unterstützt eine einheitliche Prozessführung, reduziert manuelle Aufwände und verbessert die Koordination betrieblicher Abläufe.
Modulanforderungen
Die Workflow-Engine soll als zentrales Werkzeug im CAFM dienen, um geschäftliche Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Sie muss flexibel und konfigurierbar sein, sodass ohne Programmieraufwand unterschiedliche Abläufe digitalisiert werden können. Dies ist entscheidend, um individuelle Organisationsprozesse (sei es im Facility Management oder anderen Bereichen) im System nachzustellen und bei Bedarf schnell anpassen zu können[106].
Die Workflow-Engine muss vollständig webbasiert sein. Alle Definitionen von Workflows, Regeln und Benachrichtigungen sollen im Browser erfolgen können. Es darf keine lokalen Installationen benötigen, damit Änderungen ortsunabhängig und ohne Software-Deployment möglich sind. Dies garantiert auch, dass mobile Nutzer und externe Partner in die Prozesse eingebunden werden können.
Eine wichtige Anforderung ist die Integration: Die Workflow-Engine sollte mit allen Modulen des CAFM-Systems interagieren können. Das heißt, sie muss in der Lage sein, Ereignisse aus den Fachmodulen (z. B. neu erstellter Wartungsauftrag, eingehende Störungsmeldung, genehmigter Einkauf) als Trigger aufzugreifen und dann definierte Folgeaktionen auszuführen. Ebenso sollten Workflows Felder in verschiedenen Modulen lesen und schreiben können (z. B. Statusfelder setzen).
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Die Engine muss sicherstellen, dass Prozesse revisionssicher ablaufen – jede Prozessinstanz sollte mitloggen, welche Schritte wann von wem durchgeführt wurden, um bei Audit oder Fehlersuche den genauen Ablauf rekonstruieren zu können.
Funktionale Anforderungen
Rollenzuweisung: Workflows müssen die Möglichkeit bieten, Aufgaben anhand von Rollen oder Benutzergruppen zuzuweisen. In der Definition eines Workflows soll festgelegt werden können, welche Rolle für einen bestimmten Schritt zuständig ist (z. B. „Schritt Genehmigung durch Abteilungsleiter“ -> Rolle Abteilungsleiter der Kostenstelle). Das System weist dann automatisch allen Benutzern dieser Rolle die Aufgabe zu. Sobald jemand sie übernimmt und erledigt, wird das vermerkt. Wenn neue Personen in die Rolle kommen, erhalten sie automatisch künftige Aufgaben.
Aufgaben-Management: Jeder Beteiligte soll Übersicht über seine Aufgaben erhalten. Die Engine muss dafür persönliche Aufgabenlisten bereitstellen (Offene Vorgänge). Bei Zuweisung einer neuen Aufgabe an einen Nutzer(gruppe) ist eine Benachrichtigung (per E-Mail oder im System) auszulösen. Der Benutzer kann dann die Aufgabe öffnen, Details einsehen und die erforderliche Aktion durchführen. Es sollte möglich sein, innerhalb der Aufgabe Rückmeldungen zu geben oder Anhänge hinzuzufügen, falls nötig.
Statusüberblick und Tracking: Für jeden Prozess (z. B. einen konkreten genehmigungspflichtigen Vorgang) muss der aktuelle Status jederzeit einsehbar sein. Idealerweise stellt die Workflow-Engine dies in Form eines Prozessdiagramms oder zumindest einer Statuskette dar. Ersteller eines Prozesses (z. B. der Antragsteller) sollen in einem zentralen Bereich alle ihre laufenden Anträge sehen und per Klick den aktuellen Bearbeitungsstand grafisch angezeigt bekommen. Auch Manager, die Prozesse überwachen, brauchen Ansichten, in denen sie erkennen, wo es hakt (welcher Schritt in welchen Vorgängen überfällig ist etc.), um bei Bedarf einzugreifen.
Bedingungen und Entscheidungsregeln: Die Engine muss Verzweigungen im Prozess auf Basis von Bedingungen erlauben. Es sollen sowohl einfache Bedingungen (wenn Feld A = X, dann Pfad 1 sonst Pfad 2) als auch komplexere Regeln (mehrere Kriterien kombiniert) konfiguriert werden können. Diese Entscheidungsregeln bestimmen den weiteren Ablauf dynamisch, z. B. anderer Genehmiger je nach Kostenstelle, oder Überspringen bestimmter Schritte, wenn nicht nötig. Die Eingabe der Bedingungen sollte für Administratoren intuitiv sein (z. B. in einer Regel-Sprache oder mittels Formular).
Parallelität: Die Workflow-Engine soll parallele Abläufe unterstützen. D.h. es können mehrere Zweige gleichzeitig aktiv sein, die unabhängig abgearbeitet werden, aber am Ende synchronisiert werden müssen. Beispiel: Ein Genehmigungsprozess, wo zwei Abteilungen parallel prüfen und beide ihre Freigabe erteilen müssen, bevor es weitergeht. Die Engine muss solche Synchronisationspunkte (Join) handhaben können.
Sub-Prozesse: Es soll möglich sein, einen Workflow als Teilprozess innerhalb eines anderen zu nutzen. Dadurch können häufig benötigte Abläufe modular wiederverwendet werden. Z. B. ein standardisierter Prüfungs- und Freigabeschritt könnte als Subprozess in vielen anderen Workflows eingebunden sein. Änderungen am Subprozess wirken sich dann konsistent aus. Die Engine muss dafür Mechanismen bieten (Aufruf von Teil-Workflows, Übergabe von Parametern).
Eskalation und zeitgesteuerte Aktionen: Workflows sollen zeitgesteuerte Trigger haben. Man muss z. B. definieren können: „Wenn Schritt X nicht innerhalb von Y Tagen abgeschlossen, dann Eskalation an Rolle Z“. Oder „sende Reminder nach 3 Tagen Inaktivität in diesem Schritt“. Diese Eskalationsregeln sind wichtig, um Prozesse fristgerecht zu halten. Auch wiederkehrende Prozesse (z. B. jährliche Reviews) könnten so umgesetzt werden, wobei die Engine zu definierten Terminen neue Prozessinstanzen startet.
Benutzeroberfläche und Formularanpassung: Für jeden Schritt soll definierbar sein, welche Formularfelder oder Daten der Benutzer sehen bzw. bearbeiten kann. Die Engine sollte die Oberflächen der Module anpassbar machen (z. B. ein Eingabeformular für einen Antrag kann eigene Felder haben). Autorisierte Administratoren sollten ohne Programmierung Masken gestalten können, die im Workflow verwendet werden (Eingabeformulare, Anzeigeformulare).
Logging und Audit-Trail: Jede Workflow-Instanz muss einen Audit-Trail führen: Wer hat welche Entscheidung getroffen, wann wurde welcher Schritt abgeschlossen, welche Daten wurden geändert. Diese Informationen sind für die spätere Nachvollziehbarkeit zu speichern. Sie können z. B. in einem Protokoll für den Vorgang einsehbar sein.
Performance und Skalierung: Die Workflow-Engine sollte tausende gleichzeitige Prozessinstanzen verwalten können. Auch komplexe Prozesse mit vielen Schritten müssen performant bleiben. Eine Priorisierung oder Ressourcenzuordnung für kritische Workflows (z. B. Notfallprozesse) sollte möglich sein, damit diese bevorzugt laufen.
Schnittstellen: Es wäre wünschenswert, wenn Workflows auch externe Systeme einbinden könnten (z. B. einen Webservice aufrufen, eine E-Mail versenden, Datenaustausch via API). So könnten z. B. Freigaben per E-Mail erteilt werden oder Daten aus dem Workflow an Drittsysteme übergeben (z. B. einen Datensatz in SAP anlegen).
Prozessanforderungen
Workflow-Erstellungsprozess: Es muss definiert sein, wie neue Workflows ins System kommen. In der Regel wird ein Administrator oder Key-User einen Bedarf erkennen (z. B. „Wir brauchen einen Prozess für Raumbuchungsanfragen“) und diesen dann mit der Workflow-Engine umsetzen. Der Prozess hierfür beinhaltet typischerweise das Design (idealerweise grafisch), das Testen in einer Testumgebung und das Ausrollen in Produktion. Das System sollte diesen Prozess unterstützen, z. B. mit einer grafischen Modellierungsoberfläche und der Möglichkeit, Workflows in einen Testmodus zu versetzen. Schulungen für die Workflow-Modellierung sollten angeboten werden, damit Key-User eigenständig Anpassungen durchführen können.
Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse: Die Organisation wird Prozesse im Laufe der Zeit anpassen (Optimierung, geänderte Rahmenbedingungen). Die Workflow-Engine sollte Änderungen an laufenden Prozessen ermöglichen (z. B. neue Schritte einfügen) und definieren, wie mit bereits gestarteten Instanzen verfahren wird (weiter nach alter Version oder migrieren zur neuen). Der Prozess der Prozessoptimierung muss also durch die Engine erleichtert werden – z. B. durch Versionierung von Workflows und Migrationsstrategien.
User Support im Prozess: Da Mitarbeiter mit den Workflows arbeiten, muss es einen Prozess geben, wie sie Hilfestellung erhalten, falls mal etwas klemmt (z. B. Aufgabe kann nicht abgeschlossen werden wegen fehlender Rechte). Die Workflow-Engine sollte daher Admins ermöglichen, in Instanzen einzugreifen (z. B. Schritt überspringen oder anderen zuweisen) mit Protokollierung. Ein Support-Prozess (z. B. „Workflow-Support-Ticket“) könnte etabliert sein, falls Benutzer einen Prozess nicht fortsetzen können.
Governance: Nicht jeder Endanwender darf Prozesse gestalten – daher muss es intern einen Governance-Prozess geben, welche Abteilung welche Workflows pflegen darf. Die Engine sollte dies technisch unterstützen, z. B. durch Rechte, wer Workflows erstellen/bearbeiten darf. Zudem sollte es ein Change-Management für die Workflows geben: Änderungen werden dokumentiert, vielleicht von einem Gremium freigegeben, bevor sie live gehen (ähnlich Software Changes).
Integration in Organisationsabläufe: Letztlich dient die Workflow-Engine dazu, manuelle Abläufe zu digitalisieren. Jede Einführung eines neuen Workflows verändert ggf. Arbeitsweisen der Mitarbeiter. Es sollte also begleitend immer ein Organisationsprozess geben (Schulung, Bekanntmachung). Dies ist außerhalb der Software, aber wichtig für den Erfolg. Die Engine selbst kann das durch Benutzerfreundlichkeit und Transparenz fördern (Nutzer sehen Vorteile, weil sie immer wissen, wo ihr Antrag steht etc.).