CAFM: Zeiterfassung

Automatisierte Zeiterfassungsperioden: Das Modul soll automatisch periodisch für jeden Mitarbeiter einen neuen Stundenzettel (Zeiterfassungsbogen) erstellen – z. B. wöchentlich oder monatlich, je nach definierter Periode. Jeder Mitarbeiter erhält somit z. B. pro Woche eine leere Zeittabelle, die er ausfüllen kann. In diesem persönlichen Arbeitszeitkonto sollen nur die Aufgaben/Projekte aufgelistet sein, für die der Mitarbeiter Zeiten buchen darf. Die Berechtigung, auf welche Projekte/Verträge/Aufgaben jemand Zeit buchen kann, muss über das System steuerbar sein (z. B. ein Mitarbeiter sieht nur die Projekte, denen er zugeordnet ist, und nur dort kann er Stunden eintragen).

Online-Erfassung und -Einreichung: Jeder Nutzer muss seine Arbeitszeiten online eingeben und zur Genehmigung einreichen können. Dies sollte über eine Web-Oberfläche oder mobile App erfolgen – z. B. tägliches Buchen von Kommen/Gehen oder nach Abschluss einer Aufgabe die Stunden buchen. Das System soll Eingabehilfen bieten (Vorbelegung mit Soll-Arbeitszeit, Übernahme der Stunden des Vortags etc.). Nach Abschluss der Erfassung für die Periode kann der Nutzer den Stundenzettel digital abgeben, woraufhin er gesperrt wird für weitere Änderungen.

Erinnerungsfunktion: Wenn ein Mitarbeiter vergisst, seinen Stundenzettel rechtzeitig einzureichen, soll das System automatische Erinnerungen versenden. Ebenso soll es Erinnerungen an Vorgesetzte geben, wenn Genehmigungen ausstehen. Frequenz und Zeitpunkt dieser Notifications sollten konfigurierbar sein (z. B. Erinnerung jeden Freitag 15 Uhr, wenn noch nicht eingereicht).

Validierungen: Bei der Eingabe sollen Prüfungen durchgeführt werden, um Plausibilität sicherzustellen. Beispielsweise: Summe der Stunden pro Woche darf eine bestimmte Zahl nicht überschreiten (bzgl. ArbZG), tägliche Pausenregelung muss eingehalten werden (wenn System Pausen erfasst), Projektbudgets nicht überbuchen etc. Fehlerhafte Einträge (z. B. 25h an einem Tag) sollen dem Nutzer angezeigt und zur Korrektur blockiert werden.

Genehmigungsworkflow: Das System muss einen mehrstufigen Freigabeprozess für Zeiterfassungen unterstützen. Beispielsweise können zunächst Projektleiter die Stunden auf ihren Projekten prüfen und freigeben, danach der Abteilungsleiter den gesamten Stundenzettel endgültig genehmigen. Die Workflow-Konfiguration sollte flexibel sein, um unterschiedliche Freigabeszenarien abzubilden (z. B. direkte Freigabe durch einen Vorgesetzten, oder automatische Freigabe falls unter einer bestimmten Stundenzahl). Abgelehnte Zeiten sollten vom Mitarbeiter korrigiert und erneut eingereicht werden können.

Verwaltung von Abwesenheiten: Das Modul soll auch Urlaubs- und Krankmeldungen handhaben – entweder durch Integration mit einem separaten Urlaubsverwaltungstool oder eigenständig. Mindestens jedoch sollten im Zeiterfassungssystem die Abwesenheitstage ersichtlich sein (damit ein Mitarbeiter nicht fälschlich Stunden an Abwesenheitstagen bucht). Im Idealfall können Urlaube/Fehlzeiten direkt im System beantragt und genehmigt werden, sodass sie im Stundenzettel auftauchen (als vorab eingetragene Abwesenheit).

Budget- und Kostenbezug: Nach erfolgter Genehmigung sollen die erfassten Stunden in das jeweilige Budget bzw. die Kostenrechnung einfließen. Das System muss dafür sorgen, dass z. B. auf einem Projekt die genehmigten Stunden automatisch als Personalkosteneintrag verbucht werden und ggf. auch als Umsatz (falls es sich um Kundenprojekt handelt). Projektleiter und Controller sollen somit stets aktuelle Ist-Stunden und -kosten vs. Budget sehen können. Außerdem sollte eine Hochrechnung (Forecast) der Gesamtkosten basierend auf den bisherigen Stunden und dem Fertigstellungsgrad möglich sein.

Mehrfachzuordnung und Stundensätze: Das System soll pro Projekt/Vertrag definieren lassen, wer Stunden buchen darf und zu welchem Satz (Stundensatz für interne Verrechnung oder Kundenabrechnung). Bei der Verbuchung muss dann hinterlegt sein, welcher Stundensatz greift, damit Kosten/Umsatz berechnet werden. Unterschiedliche Rollen können unterschiedliche Sätze haben (z. B. Junior vs Senior Consultant).

Auswertungen: Es müssen Auswertungen möglich sein, z. B. Stundennachweise pro Mitarbeiter, Team oder Projekt, Überstundenlisten, Urlaubsstatistiken etc. Vordefinierte Berichte wie „geleistete Stunden pro Woche/Monat“, „Resturlaubsübersicht“ und „Projekt-Stundenaufwand vs. Plan“ sollten vorhanden sein. Führungskräfte sollen daraus Übersichten über Produktivität und Kapazitätsauslastung ihrer Mitarbeiter gewinnen.

Arbeitszeitdokumentation (gesetzlich): Der Prozess der Zeiterfassung muss so gestaltet sein, dass die gesetzlichen Nachweispflichten erfüllt werden. D.h. für jeden Mitarbeiter wird täglich aufgezeichnet, wann und wie lange er gearbeitet hat. Dieser Prozess sollte möglichst automatisiert ablaufen – z. B. optional via Stechuhr/Badge oder elektronischer Zeiterfassungsterminal – und die Daten fließen ins Modul. Wichtig ist, dass der Prozess sicherstellt, dass am Ende alle täglichen Zeiten erfasst sind. Falls jemand vergessen hat zu buchen, sollte ein Korrekturprozess (Nachtragen mit Genehmigung) definiert sein.

Verknüpfung mit Gehaltsabrechnung: Nach Abschluss einer Abrechnungsperiode (z. B. Monat) sollten die freigegebenen Stunden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden. Dieser Prozess umfasst z. B.: Summe der Überstunden ermitteln, Zuschläge (Nacht, Feiertag) berechnen, Zeitausgleich/Abbummeln berücksichtigen. Das System sollte diese Daten gesammelt exportieren (z. B. in ein Lohnprogramm) oder per Schnittstelle übertragen.

Kundenabrechnung (falls relevant): In Dienstleistungsunternehmen fließen erfasste Zeiten in die Projektabrechnung an Kunden ein. Der Prozess sollte vorsehen, dass nach Freigabe der Stunden z. B. automatisch Rechnungsposten generiert werden oder zumindest eine Liste fakturierbarer Stunden entsteht, die das Controlling weiterverarbeitet. Das System muss hierfür die nötigen Informationen bereitstellen (wer hat wann für welches Projekt wieviel Stunden zu welchem Tarif gearbeitet).

Überwachung der Arbeitszeitregeln: Prozessual sollte definiert sein, wie mit Verstößen gegen Arbeitszeitregeln umgegangen wird. Das System kann z. B. wöchentliche Berichte an HR senden, wenn Mitarbeiter die zulässigen Höchstarbeitszeiten überschritten haben oder Ruhezeiten nicht eingehalten wurden. Ein Compliance-Prozess (z. B. Mitarbeitergespräch, Anpassung Einsatzplanung) kann dann ausgelöst werden. Die Zeiterfassung dient damit als Instrument zur Arbeitsschutz-Compliance.

Kapazitätsplanung: Die erfassten Zeiten sollten im Rahmen eines Kapazitätsmanagement-Prozesses genutzt werden. So kann zukünftig geplant werden, welcher Mitarbeiter wie ausgelastet ist. Prozesse wie Einsatzplanung für Projekte können auf den Daten aufsetzen. Das Modul sollte daher in entsprechende Planungsprozesse integriert sein – z. B. Abgleich Soll (geplante Stunden im Projekt) vs. Ist (erfasste Stunden) und daraus Anpassung der Projektplanung.

Self-Service und Transparenz: Der Zeiterfassungsprozess sollte so gestaltet sein, dass Mitarbeiter jederzeit Transparenz über ihre Zeitkonten haben (Guthaben, Überstunden, Urlaubstage etc.). Ein Mitarbeiter sollte z. B. sehen können: „Wie viele Überstunden habe ich diesen Monat gemacht? Wie viel Urlaub steht mir noch zu?“. Dieser Self-Service-Aspekt erhöht die Akzeptanz und entlastet HR. Prozesse zur Korrektur (falls man merkt, etwas wurde falsch erfasst) sollten klar definiert sein (z. B. Nachmeldung mit automatischer Info an Vorgesetzte).