CAFM: Instandhaltung

Anlagen- und Prüfobjektverwaltung: Zentrales Register aller wartungsrelevanten Objekte (technische Anlagen, Maschinen, Geräte) mit Attributen wie Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort (Verknüpfung zur Inventar-/Flächendatenbank), Baujahr, Prüfintervallen, letzten Wartungsdaten etc. Jedes Objekt soll einem oder mehreren Wartungsplänen zugeordnet werden können.

Wartungsplanung: Möglichkeit, periodische Wartungsaufträge zu definieren (z. B. jährliche Heizungswartung) inklusive Intervall (fixes Datum oder Zählwert-basiert), zuständiger Firma/Person und voraussichtlichem Aufwand. Das System muss einen mehrjährigen Wartungsplan abbilden können, in dem alle kommenden Wartungstermine je Anlage aufgelistet sind. Änderungen in Intervallen oder Planungen sollen versioniert oder historisiert werden.

Auftragsverwaltung: Erstellen, Planen und Verfolgen von Wartungsaufträgen (geplante Instandhaltung) und Störungsaufträgen (ungeplante Reparaturen). Jeder Auftrag enthält Beschreibung, Priorität, betroffene Anlagen/Flächen, Verantwortliche, Status, Kosten und Ausführungsdatum. Aufträge können miteinander verknüpft sein (z. B. Folgeauftrag für Ersatzteilbeschaffung).

Kalender- und Mehrjahresübersicht: Übersichten als Kalender (Tages-/Wochen-/Monatsansicht) sowie Mehrjahresübersichten müssen verfügbar sein, um Wartungsdichte zu erkennen. Eine Plantafel soll grafisch darstellen, wann welche Aufträge geplant sind und durchgeführt wurden. Überfällige Aufträge sollten hervorgehoben werden.

Auftragserledigung & Dokumentation: Das Modul muss Funktionen für die Rückmeldung der Auftragsausführung bieten. Monteure oder Dienstleister sollen Ergebnisse eintragen können: was wurde gemacht, welche Ersatzteile verbraucht, Ist-Dauer vs. Plan-Dauer, ggf. Anlagenzustand dokumentiert. Upload von Berichten, Checklisten, Prüfzertifikaten (z. B. TÜV-Berichte) pro Auftrag muss möglich sein. Eine lückenlose Dokumentation aller Maßnahmen pro Anlage ist zu gewährleisten.

Kostenverfolgung: Für jeden Auftrag sollen geplante Kosten (Material, Arbeitszeit) hinterlegt sein und während der Ausführung erfasste Ist-Kosten eingetragen werden. Das System muss Soll/Ist-Vergleiche erlauben und aggregierte Wartungskosten pro Anlage, Gebäude oder Zeitraum ausgeben. Auch Budgetverwaltung je Wartungsvertrag oder Anlage sollte unterstützt werden (inkl. Zuordnung von Aufträgen zu Wartungsverträgen/Budgets).

Einsatzmittel und Ersatzteile: Instandhaltungsaufträge benötigen oft Materialien/Ersatzteile. Das Modul soll eine Anbindung an die Lagerverwaltung haben, um benötigte Teile zu reservieren und deren Verbrauch abzubuchen. Auch Werkzeuge oder Fahrzeuge (Fuhrpark) als Einsatzmittel sollten disponierbar sein (z. B. ein Fahrzeug als reservierbares Inventar einem Auftrag zuweisen).

Mängel- und Gewährleistungsverfolgung: Bei Bauwerken oder Anlagen in Gewährleistung muss das System ermöglichen, Gewährleistungsmängel zu erfassen und die Gewährleistungsfristen zu überwachen. Beispielsweise soll ein Mangel an einem Baugewerk innerhalb der 5-Jahres-Frist erkannt und an den Ausführenden gemeldet werden. Solche Vorgänge müssen ebenso als Instandhaltungsaufträge erfasst und besonders gekennzeichnet sein.

Regelwerke & Standards: Integration von Wartungs- und Prüfvorschriften: Das System soll hinterlegt haben (oder hinterlegbar machen), welche gesetzlichen/technischen Regeln für ein Objekt gelten (z. B. VDI 6022 Hygieneinspektion bei Lüftungsanlagen, Prüfverordnung Aufzüge etc.). Daran orientiert müssen automatisch die richtigen Intervalle vorgeschlagen werden. Außerdem sollten je nach Norm Checklisten generierbar sein (z. B. Prüfpunkte nach Betriebssicherheitsverordnung).

Meldungsmanagement-Verknüpfung: Eingehende Störungsmeldungen aus dem Helpdesk-Modul sollen direkt in Instandhaltungsaufträge umgewandelt werden können. Das System muss die Verknüpfung ermöglichen, sodass z. B. ein Ticket „Klimaanlage defekt“ zum Auftrag „Reparatur Klimaanlage“ führt und beide referenziert sind.

Mobile Lösung: Techniker vor Ort sollen mobil (über Web-App oder mobile App) auf Ihre Arbeitsaufträge zugreifen und Rückmeldungen eingeben können. Funktionen wie Barcode-/QR-Code-Scan eines Anlagenetiketts zum schnellen Auffinden des richtigen Auftrags oder Assets sind gewünscht. Auch offline-Fähigkeit (mit späterer Synchronisation) wäre vorteilhaft für Bereiche ohne Netz.

Benachrichtigungen: Automatische Notifications per E-Mail oder innerhalb des Systems müssen für relevante Ereignisse vorgesehen sein: z. B. wenn ein geplanter Wartungstermin näherrückt (Vorwarnzeit), wenn ein Auftrag überfällig ist, oder wenn ein Störungsauftrag neu eingestellt wird (Alarmierung des Bereitschaftsdienstes).

Wartungsworkflow: Jeder Wartungsauftrag sollte einen definierten Workflow durchlaufen können: Planung → Freigabe (optional) → Beauftragung an interne Technik oder externe Firma → Durchführung → Dokumentation → Abschluss → Abnahme. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Prüfungen (z. B. Brandschutzeinrichtungen) muss ein Vier-Augen-Prinzip (Durchführung und Kontrolle) abbildbar sein. Das System muss diese Prozessschritte unterstützen und z. B. automatische Statusänderungen oder Eskalationen (wenn Freigabe zu lange dauert) bereitstellen.

Jahreswartungsplanung & Budgetierung: Vor jedem Wirtschaftsjahr sollen Wartungsmaßnahmen geplant und budgetiert werden. Das System soll den Prozess unterstützen, in dem zunächst alle geplanten Maßnahmen des Jahres aufgelistet und kostenmäßig aufsummiert werden. Änderungen in dieser Planungsphase (Verschiebungen, zusätzliche Maßnahmen) sollen einfach simulierbar sein. Letztlich dient dies als freigegebener Wartungsplan, aus dem die Einzelaufträge generiert werden. Eng verknüpft ist hier die Budgetfreigabe – ggf. sollten Freigabeschritte je Quartal oder Projekt definierbar sein.

Reaktive Instandhaltung (Störungsmanagement): Bei unerwarteten Störungen ist ein schneller Prozess wichtig. Das System muss ermöglichen, dass z. B. ein Helpdesk-Ticket automatisch einen Notfall-Arbeitsauftrag erzeugt. Der Prozess könnte vorsehen: Helpdesk meldet Störung, der Diensthabende Techniker wird via SMS/E-Mail alarmiert, dieser bestätigt über mobiles Gerät und bearbeitet. Nach Abschluss wird der Meldende automatisch über die Behebung informiert. Solche Abläufe (inkl. Eskalation, wenn innerhalb SLA-Zeit nicht reagiert) müssen konfigurierbar sein.

Dokumentationsprozess und Revision: Jede erledigte Wartung/Inspektion muss revisionssicher dokumentiert sein, damit im Schadensfall nachweisbar ist, dass der Betreiber seinen Pflichten nachgekommen ist. Prozesse zur Prüfung von Prüfberichten (z. B. Sichtung eines Prüfprotokolls durch verantwortliche Fachkraft) sollten integriert sein. Auch Audits (z. B. durch TÜV oder Aufsichtsbehörden) müssen effizient vorbereitet werden können, indem alle vorgeschriebenen Prüfungen nachgewiesen werden – das System soll hierzu Übersichtslisten („Alle Prüfungen des letzten Jahres, Status erledigt/offen“) bereitstellen.

Optimierung und Strategie: Das Instandhaltungsmodul soll Daten liefern, um Prozesse zu verbessern (Predictive Maintenance, Zuverlässigkeitsanalysen). Beispielsweise könnte ein Prozess etabliert werden, der jährlich die Störungsstatistiken analysiert: Das System unterstützt dies, indem es KPI-Reports bereitstellt (Anzahl Störungen pro Anlage, MTBF – Mean Time Between Failures, Kosten pro Ausfall etc.). Aufgrund dieser Daten können Prozesse angepasst werden (z. B. Wartungsintervalle verkürzen bei häufigen Ausfällen). Die Einbindung solcher strategischen Überlegungen (Verzahnung mit dem Modul Strategische Planung) sollte vom System ermöglicht werden.

Standardkonformität: Das Modul muss die Kriterien des GEFMA-444-Katalogs Instandhaltungsmanagement erfüllen. Dazu gehört unter anderem, dass es die Einhaltung der Betreiberpflichten erleichtert, Arbeitsaufträge, Historien und Berichte strukturiert vorhält und gängige Normen (DIN 31051, DIN EN 13460, ISO 9001 in Bezug auf Wartung) unterstützt. Prozesse sollen so gestaltet sein, dass eine Zertifizierung des Instandhaltungsprozesses nach ISO 9001 oder ISO 55002 (Asset Management) unterstützt wird. Außerdem ist darauf zu achten, dass Schnittstellen zur technischen Gebäudeausrüstung (Stichwort: IoT/GLT-Anbindung) vorhanden sind, um Prozesse der automatisierten Meldung (z. B. Zählerstand erreicht Schwellwert, löst Wartungsauftrag aus) zu realisieren.