CAFM: Inventarverwaltung
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Modulanforderungen
Das Inventarverwaltungsmodul muss eine zentrale Verwaltung aller physischen und digitalen Assets ermöglichen. Es soll sowohl Gebäudeausstattung (z. B. Möbel, Geräte) als auch digitale Güter umfassen und Informationen wie Standort, Verantwortliche und Nutzungsstatus vorhalten. Eine produktneutrale Datenhaltung ist gefordert, damit auch Assets unterschiedlicher Hersteller einheitlich verwaltet werden können. Schnittstellen zu anderen Modulen (Verträge, Wartung, Einkauf) sind erforderlich, um Inventardaten systemweit konsistent zu nutzen. Gesetzliche Vorgaben zur Abschreibung und Bilanzierung von Anlagen (HGB/IFRS) sind zu berücksichtigen, jedoch ohne Bindung an einen bestimmten Anbieter. Datensicherheit und DSGVO-Konformität sind zwingend einzuhalten, da Inventardaten personen- oder unternehmensbezogene Informationen (z. B. Verantwortliche) enthalten können.
Funktionale Anforderungen
Asset-Kategorisierung: Das System muss Inventar in frei definierbaren Kategorien verwalten können (z. B. IT-Equipment, Fahrzeuge, Gebäudeausstattung). Je Kategorie sollen individuelle Datenfelder definierbar sein (z. B. technische Spezifikationen, Garantiefristen).
Zentrales Inventarverzeichnis: Alle Inventarobjekte (mit eindeutiger Kennung) sollen in einer zentralen Datenbank erfasst, durchsucht und gefiltert werden können. Angaben wie Standort (Gebäude/Etage/Raum), aktuelle Zuordnung zu Personen oder Abteilungen und Status (aktiv, in Wartung, außer Betrieb) sind pro Objekt vorzuhalten.
Detailinformationen & Dokumente: Pro Inventarobjekt müssen Details wie Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, aktueller Zeitwert sowie Abschreibungsmethode erfasst werden können, um den aktuellen Wert zu ermitteln. Zu jedem Inventar sollen beliebig viele Dokumente (Bedienungsanleitungen, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) hochladbar und versionierbar gespeichert werden.
Nutzungskosten-Überwachung: Für jedes Inventarobjekt sollen laufende Betriebskosten und Nutzungsdaten hinterlegt werden können. Das System soll Nutzungskosten (Energie, Wartung, Verbrauchsmaterial) einzelnen Objekten zuordnen und auswerten, um z. B. Life-Cycle-Kosten je Asset zu ermitteln.
Bestands- und Lagerverwaltung: Falls Inventarobjekte Verbrauchs- oder Lagergüter sind, muss der aktueller Lagerbestand einschließlich Bestellmengen und reservierter Mengen abrufbar sein. Änderungen am Bestand sollen über Transaktionen (Wareneingang, -ausgang, Inventur) nachvollziehbar sein. Bei Unterschreitung definierter Mindestbestände soll das System automatisch Bestellvorschläge generieren.
Verknüpfung mit Verträgen und Gewährleistung: Jedes Inventarobjekt soll mit zugehörigen Verträgen (z. B. Leasing-, Wartungsverträge) verknüpft werden können. Garantie- und Gewährleistungsfristen müssen erfasst und überwacht werden (mit Benachrichtigung vor Ablauf). So können Wartungsansprüche oder Ersatz bei Defekten termingerecht geltend gemacht werden.
Historie & Lebenszyklus: Alle Veränderungen am Inventar (Standortwechsel, Eigentümerwechsel, Reparaturen, Zustandsänderungen) sollen historisch protokolliert sein. Dadurch wird ein lückenloser Lebenszyklusnachweis pro Asset geführt, der für Audits oder Versicherungsfälle benötigt wird.
Reporting & Auswertung: Das Modul muss Auswertungen zum Inventarbestand ermöglichen, etwa nach Kategorien, Standorten, Zuständen oder Kostenstellen. Zum Beispiel sollen Berichte über Anschaffungskosten vs. Restwerte oder über die Verteilung von Inventar auf Abteilungen generierbar sein. Export der Daten (CSV/Excel) für weitere Analysen ist vorzusehen.
Prozessanforderungen
Beschaffungsprozess-Integration: Das Inventarmodul soll eng mit dem Beschaffungs-/Einkaufsprozess verzahnt sein. Bei Anschaffung neuer Güter sollen diese direkt im Inventarverzeichnis angelegt werden können, idealerweise durch Übernahme der Daten aus dem Bestellmodul. Umgekehrt müssen Bestellungen aus dem Einkauf dem Inventar zugeordnet werden (z. B. Seriennummernerfassung beim Wareneingang).
Wartungs- und Prüfprozesse: Für Inventarobjekte sind Wartungspläne und Prüftermine (z. B. UVV-Prüfungen, Kalibrierungen) hinterlegbar. Das System muss die fristgerechte Durchführung von Wartungen/Instandhaltungen unterstützen, z. B. durch automatische Erstellung von Wartungsaufträgen vor Fälligkeit. Prozesse zur Dokumentation der Wartungsdurchführung (Verknüpfung mit dem Instandhaltungsmodul) sind bereitzustellen.
Aussonderungs- und Rückgabeprozesse: Bei Mitarbeiter-Austritt oder Standortwechsel müssen dem Mitarbeiter zugeordnete Inventarobjekte identifiziert und eine vollständige Rückgabe oder Übertragung sichergestellt werden (Geräte-Rücknahmeprozess). Das Modul soll Prozesse unterstützen, um Aussonderungen (Decomissioning) ordnungsgemäß zu dokumentieren (inkl. Löschung personenbezogener Daten auf Geräten) und ggf. Entsorgung unter Nachweisführung vorzunehmen.
Workflow-Unterstützung: Änderungen im Inventar (z. B. Neuzugang, Ausmusterung, Standortwechsel) sollen optional einem Freigabe-Workflow unterliegen können. Beispielsweise könnte der Abbau eines Arbeitsplatzrechners erst nach Genehmigung durch IT erfolgen. Das System muss flexible Workflows bieten, um solche Abläufe abzubilden.
Standards und Compliance: Das Modul muss GEFMA 444 Kriterien für Inventarmanagement erfüllen (z. B. Katalog A4 Inventarmanagement). Dabei sind relevante Normen wie DIN 31051 (Instandhaltungsgrundsätze) und ISO 55000 (Asset Management) zu berücksichtigen. Zudem sind Datenschutzvorgaben (DSGVO) beim Umgang mit personenbezogenen Inventardaten (z. B. Verknüpfung Inventar–Mitarbeiter) einzuhalten. Alle Prozesse der Inventarverwaltung müssen revisionssicher dokumentiert sein (Nachvollziehbarkeit von Änderungen).