CAFM-System: Datenmodell - Erweiterung und Pflege
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Anforderungskatalog: Erweiterung und Pflege von Datenmodellen und Katalogen im CAFM-System
Die Erweiterung und Pflege des Datenmodells stellt konsistente Strukturen, valide Beziehungen und aktuelle Inhalte sicher. Anpassungen erfolgen systematisch und nachvollziehbar, um neue Anforderungen, Prozesse und Objekte sauber abzubilden. Eine kontinuierliche Pflege unterstützt Datenqualität, Auswertbarkeit und langfristige Systemstabilität.
Anpassung und Verwaltung von CAFM-Katalogen
Funktionale Anforderungen an Datenmodelle und Kataloge
Erweiterung bestehender Tabellen/Kataloge: Das System muss es berechtigten Anwenderadministratoren ermöglichen, bestehende Standardtabellen und -kataloge (z.B. Leistungskataloge, Gewerke, Kostenarten, Klassifikationen) um neue Einträge zu erweitern. Dabei sollen die Datentypen und Formate der neuen Felder (z.B. Text, Datum) vom Administrator flexibel festgelegt werden können, ohne dass hierfür Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Erstellung benutzerdefinierter Kataloge: Das System muss zudem erlauben, beliebig neue benutzerspezifische Kataloge anzulegen (z.B. für Zustandsklassen, Schadensbilder, Prüfergebnisse) und diese eigenständig zu pflegen. Jeder neue Katalog soll wie die Standardkataloge vollständig administrierbar sein.
Pflege von Auswahllisten: Das System muss es ermöglichen, codierte Wertelisten (Dropdown-Auswahllisten in Dialogmasken) über eine Oberfläche zu verwalten. Ein Administrator soll neue Listeneinträge hinzufügen oder bestehende Einträge ändern können, ohne Eingriff in den Programmcode. Alle Werte in Dropdown-Listen müssen in der Benutzeroberfläche editierbar sein.
Zusätzliche Felder für Objekte: Das System muss es gestatten, zu bestehenden Objekttypen (z.B. technische Anlagen, Räume) benutzerdefinierte Attribute hinzuzufügen, beispielsweise ein Attribut „Zustandsklasse“. Diese zusätzlichen Felder sollen sich wie Standardfelder verhalten, d.h. sie können Werte enthalten und in Suchen und Formularen verwendet werden.
Benutzerfreundlichkeit und Systemadministration
Grafische Administrationsoberfläche: Alle Funktionen zur Pflege und Erweiterung von Datenmodellen und Katalogen müssen über eine intuitiv bedienbare grafische Benutzeroberfläche zugänglich sein. Administratoren sollen Listen- und Formularansichten nutzen können, um Einträge hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, ohne dass sie Quellcode oder Skripte bearbeiten müssen.
Revisionssichere Dokumentation: Das System muss sämtliche Änderungen an Katalogen, Datenfeldern und Konfigurationen revisionssicher protokollieren. Jede Änderung ist mit Benutzerkennung, Datum/Uhrzeit und geändertem Wert zu versehen (Audit-Trail). Die Historie muss jederzeit abrufbar sein, sodass sich nachvollziehen lässt, wer welche Anpassung vorgenommen hat.
Validierung und Dublettenprüfung: Das System soll eingehende Dateneinträge auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen (z.B. Pflichtfelder, Wertebereiche). Es soll Doppelungen beim Anlegen neuer Einträge verhindern (Dublettenschutz), indem es identische oder sehr ähnliche Datensätze erkennt und meldet.
Berechtigungsprüfung: Das System muss ein rollenbasiertes Zugriffskonzept unterstützen. Nur autorisierte Anwender mit Administratorrechten dürfen Kataloge und Datenmodelle erweitern oder ändern. Die Benutzeroberfläche muss Zugriffsrechte erkennbar durchsetzen (z.B. durch Aktivieren/Deaktivieren von Bedienelementen).
Integrität des Datenmodells und Systemauswirkungen
Schutz bestehender Funktionen: Erweiterungen und Änderungen am Datenmodell dürfen keine negativen Seiteneffekte auf bestehende Systemfunktionen haben. Alle vorhandenen Berichte, Auswertungen, Formulare und Workflows müssen nach einer Erweiterung unverändert funktionieren (Rückwärtskompatibilität). Gegebenenfalls ist eine Regressionstest-Automatisierung nötig, um das sicherzustellen.
Integration in Suche und Berichte: Alle neu definierten Felder und Katalogeinträge müssen automatisch in den Standard-Such- und Filtermasken des Systems verfügbar sein. Die Suchfunktion soll auch auf die neuen Attribute zugreifen können, damit z.B. nach dem benutzerdefinierten Feld „Zustandsklasse“ gesucht werden kann. Ebenso sollen diese Felder in Auswertungen und Berichtsvorlagen sowie in Export-/Importschnittstellen (z.B. CSV-Export, API) eingebunden werden können, damit alle Systemkomponenten die Erweiterungen nutzen können.
Muss-/Soll-/Kann-Klassifikation mit Abnahmekriterien
(Muss) Der berechtigte Anwenderadministrator muss über die Benutzeroberfläche in der Lage sein, neue Katalogeinträge oder Felder hinzuzufügen und bestehende zu ändern, ohne Programmierung. Abnahmekriterium: Im Systemtest kann der Administrator ohne Code neue Einträge zu einem Leistungskatalog anlegen und diese in einem Listenfeld auswählen.
(Muss) Alle Änderungen an Datenmodellen oder Kataloginhalten müssen automatisch revisionssicher protokolliert werden (Audit-Trail). Abnahmekriterium: Nach Änderung eines Katalogeintrags enthält das Änderungslog Benutzername, Datum/Uhrzeit und alte sowie neue Werte.
(Muss) Das System muss ein Zugriffskonzept bereitstellen, das nur autorisierten Rollen (z.B. CAFM-Administratoren) das Erstellen und Anpassen von Katalogeinträgen erlaubt. Abnahmekriterium: Ein Testnutzer ohne Administrationsrechte kann keinen neuen Katalogeintrag anlegen.
(Muss) Erweiterungen dürfen vorhandene Funktionen nicht beeinträchtigen. Abnahmekriterium: Nach der Erstellung eines neuen Attributs funktioniert ein bereits bestehender Bericht und ein Workflow weiterhin korrekt (Regressionstest).
(Soll) Das System sollte bei Eingaben fehlende oder ungültige Daten erkennen (Validierung) und ggf. Warnungen ausgeben. Abnahmekriterium: Beim Anlegen eines Katalogeintrags ohne zwingende Pflichtangaben wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Speichervorgang verhindert.
(Soll) Das System sollte Dubletten beim Einpflegen von Daten verhindern. Abnahmekriterium: Bei Versuch, einen bereits existierenden Katalogeintrag erneut anzulegen, wird der Anwender gewarnt bzw. der Vorgang blockiert.
(Soll) Neue Felder sollen in vorhandene Reports, Exporte und Schnittstellen einbezogen werden können. Abnahmekriterium: Der Administrator kann in einem Report-Designer das neu erstellte Feld „Zustandsklasse“ auswählen und in einem Bericht ausgeben.
(Kann) Das System kann Funktionen für Massenänderungen anbieten (z.B. Suchen/Ersetzen über mehrere Datensätze). Abnahmekriterium: Der Administrator kann über eine Suchen&Ersetzen-Funktion gleichzeitig in mehreren Datensätzen einen Wert ändern.
(Kann) Kataloge und Felder können optional mehrsprachig gepflegt werden (z.B. Beschriftungen in Deutsch/Englisch). Abnahmekriterium: Im System ist eine Sprachumschaltung möglich und die Katalogbezeichnungen passen sich an die gewählte Sprache an.