Standardisierte Schnittstellen zur Anbindung und Datenübernahme
Das CAFM-System muss offene, etablierte Austauschformate und Protokolle unterstützen, um einen medienbruchfreien Datenaustausch zu gewährleisten. Hierzu zählen insbesondere standardisierte Datenformate wie IFC (z. B. IFC 2x3, IFC4) und das BIM Collaboration Format (BCF) für BIM-Modelle, GAEB-XML und XPlanung für Bau- und Vergabeprozesse sowie übliche Datenaustauschformate wie CSV, XML und JSON. Ebenso soll es gängige Webservice-Protokolle unterstützen (z. B. RESTful APIs, SOAP). Die Lösung muss Echtzeit-Kommunikation (z. B. über Webservices) ermöglichen und gleichzeitig die Einrichtung zeitgesteuerter Synchronisationsprozesse (Scheduler) erlauben. Bei Echtzeit-Schnittstellen sollen Änderungen (Erstellen, Ändern, Löschen von Datensätzen) bidirektional innerhalb von Sekunden ausgetauscht werden.
Weitere Anforderungen: Schnittstellen müssen bidirektionale Datenflüsse unterstützen, d. h. sowohl Daten aus Fremdsystemen importieren als auch Daten exportieren können. Ebenso soll Mandantenfähigkeit berücksichtigt werden: das System muss Datenaustausch sicher nach Mandanten getrennt handhaben und eine Rechteprüfung (Authentifizierung/Autorisierung) auch auf Schnittstellenebene durchführen. Die Schnittstellen müssen Rollen- und Berechtigungskonzepte des CAFM-Systems beachten, um nur autorisierten Nutzern bzw. Systemen Zugriff zu erlauben.
Standardisierte Integrationsschnittstellen im CAFM
Die folgenden Integrationsszenarien sind zu berücksichtigen:
BIM-Systeme: Import von BIM-Daten aus gängigen Formaten. Das CAFM muss IFC-Dateien (z. B. IFC 2x3, IFC4) verarbeiten können und aus ihnen z. B. Raumflächen, Gebäudebereiche und Anlagenteile übernehmen. Auch das Austauschformat BCF (BIM Collaboration Format) für Modelländerungen/Issue-Tracking sollte unterstützt werden, um modellbezogene Abstimmungsinformationen (z. B. Kollisionsmeldungen) zu importieren.
ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics): Anbindung von Finanz-, Kosten- und Personalwesen. Typische Daten sind Kostenstellen, Buchungsbelege, Verträge, Anlagenbuchhaltungsdaten sowie Stammdaten (Organisationseinheiten, Materialien, Lieferanten). Das CAFM muss Schnittstellen für einen bidirektionalen Datenaustausch mit dem ERP bieten (z. B. Finanzbuchhaltung, Controlling, PM-Modul), idealerweise in Echtzeit oder zumindest in kurzen Zyklen. Der Datenaustausch kann über etablierte ERP-Standards erfolgen (z. B. SAP-RFC/BAPI, Webservices).
CAD-Systeme: Einlesen und Verarbeiten von Gebäudeplänen. Das CAFM soll grafische Gebäude- und Raumdaten aus gängigen CAD-Formaten importieren (z. B. DWG/DXF von AutoCAD, RVT von Revit). Auf Basis von CAD-Plänen können Räume, Etagen und Zonen automatisch erzeugt und mit CAFM-Objekten verknüpft werden. Änderungen in CAD-Zeichnungen sollen sich zurück in das CAFM importieren lassen (z. B. Grundflächen neu berechnen, Hyperlinks zu CAFM-Daten anlegen).
AVA-Systeme (Ausschreibung/Vergabe/Abrechnung): Austausch von Leistungsverzeichnissen und Vergabeinformationen. Das CAFM soll GAEB-XML (z. B. GAEB 90, GAEB XML) für Ausschreibungen und Rechnungen unterstützen, um Leistungsverzeichnisse und Abrechnungsdaten bidirektional zu übertragen.
Prüf- und Messsysteme / IoT-Plattformen: Übernahme von Sensordaten, Testergebnissen und Zählerständen. Das CAFM muss Schnittstellen bereitstellen, um z. B. Messwerte von IoT-Sensoren (Energiezähler, Raumbelegungssensoren, Klimasensoren) oder Prüfsystemen (z. B. Gas- oder Elektroprüfungen) automatisch zu importieren. Diese Daten können per Webservice, MQTT, OPC UA o. Ä. übertragen werden.
Kalender-/Mail-Systeme (Outlook/Exchange, CalDAV, SMTP): Integration von Terminen und Benachrichtigungen. Das CAFM soll Kalenderdaten mit Office/Groupware-Systemen synchronisieren (z. B. Übernahme von Besprechungsterminen, Wartungsintervallen aus Outlook). Ebenso sind Schnittstellen zur E-Mail-/MAPI-Welt (z. B. für automatische Ticket- oder Auftragsbenachrichtigungen) erwünscht.
Office-Integration: Direkter Datenaustausch mit Office-Anwendungen. Das System soll Serienbrieffunktionen (Mail Merge) in Word oder Datenexport nach Excel unterstützen, z. B. zum Erstellen von Berichten, Plänen oder Serienbriefen aus CAFM-Daten. Die CAFM-Daten sollen sich ohne manuellen Umweg in Standard-Office-Formaten weiterverarbeiten lassen (z. B. Excel-Listen, PDF-Exports).
Hinweis
Für jede dieser Anbindungen sind Datenformat, Aktualisierungszyklus (Echtzeit vs. batchweise) und der führende Datenspeicher zu definieren. So muss z. B. geklärt werden, ob Flächen primär im CAFM gepflegt und an ERP gemeldet oder umgekehrt synchronisiert werden. Offen dokumentierte, neutrale Schnittstellen verhindern Datenduplikation und Medienbrüche.
Schnittstellen-Management
Alle Schnittstellenaktivitäten müssen zentral protokolliert und überwacht werden. Das System soll Audit- und Log-Funktionen bieten, um sämtliche Datentransfers, Systemaufrufe und Fehlerereignisse nachzuvollziehen. Hierzu zählen Zeitstempel, beteiligte Systeme, übertragene Objekte und Fehlermeldungen. Fehler im Datenaustausch müssen automatisch erkannt und behandelt werden. Das CAFM-System muss Mechanismen für Wiederholungsversuche (Retry) implementieren sowie ein Queue-Management besitzen, um fehlgeschlagene Transfers zu puffern und erneut durchzuführen. Bei anhaltenden Fehlern soll das System Administratoren alarmieren.
Zur Administration soll das System konfigurierbare Schnittstellen-Definitionen anbieten: Felder und Datenstrukturen müssen sich per Mapping-Tools abbilden lassen, und Admins müssen Zeitpläne (z. B. Intervall-Aktualisierungen per SFTP oder Email) einrichten können. Es soll möglich sein, neue Schnittstellen via grafischer Konfiguration oder Skript einzurichten (z. B. Neuzuordnung von Quell- zu Ziel-Feldern) ohne Programmieraufwand. Weiterhin ist eine zentrale Übersichtsseite für alle aktiven Schnittstellen mit Statusinformationen und Statistikdaten (Letzter Lauf, Fehleranzahl, Datenmenge) erforderlich.
Technische Anforderungen
Für alle Schnittstellen muss eine ausführliche Dokumentation vorliegen. Dies umfasst API-Beschreibungen (idealerweise maschinenlesbar, z. B. OpenAPI/Swagger), Feldbeschreibungen, erwartete Datenschemata und Beispiel-Datensätze. Die technische Dokumentation sollte Versionierung unterstützen und aktiv gepflegt werden. Das CAFM-System muss die Bereitstellung von Webservices ermöglichen – sowohl REST-Endpoints (z. B. JSON über HTTPS) als auch SOAP/WS-* falls gefordert.
Der Datentransfer muss abgesichert sein: Schnittstellen dürfen nur über verschlüsselte Verbindungen erfolgen (mindestens HTTPS/TLS). Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie VPN-Tunnel oder zertifikatsbasierte Authentifizierung sollen möglich sein. Jede API-Aufruf- oder Dateiübertragung muss authentifiziert werden (z. B. durch OAuth-Token, API-Key oder Zertifikat) und die Autorisierung anhand der Benutzer-/Systemrollen prüfen. Die Verwendung etablierter Kommunikations- und Sicherheitsstandards (RFCs, HTTPS, REST-Token, X.509-Zertifikate etc.) wird vorausgesetzt.
Muss/Soll/Kann-Kriterien (mit Abnahmeprüfungen)
Muss: Import/Export über Standardformate (z. B. IFC, BCF, GAEB-XML, CSV, XML, JSON) sowie Protokolle (REST, SOAP) muss funktionieren. Abnahme: Für jedes Format wird je eine Testdatei erzeugt und erfolgreich importiert/exportiert (z. B. IFC-Flächenimport, CSV-Personalstammimport).
Muss: Echtzeit- und geplante Datensynchronisation muss möglich sein. Abnahme: Ein über Webservice ausgelöster Datensatzwechsel wird innerhalb von Sekunden synchronisiert; ein geplanter Datenaustausch (z. B. stündlicher SFTP-Abgleich) läuft zeitgesteuert und korrekt.
Muss: Bidirektionale Übertragung zwischen CAFM und ERP (z. B. SAP) muss gewährleistet sein. Abnahme: Beim Anlegen eines Kostenstellen- oder Auftragsdatensatzes im CAFM und im ERP erscheinen die Daten automatisch im jeweils anderen System.
Muss: Mandantenfähigkeit und Berechtigungsprüfung müssen auch an Schnittstellen greifen. Abnahme: Daten verschiedener Mandanten bleiben isoliert; unautorisierte Systemaufrufe werden abgewiesen.
Muss: BIM-Import (IFC 2x3/IFC4) und BCF-Unterstützung ist verpflichtend. Abnahme: Ein IFC-Modell mit Raum- und Anlagendaten wird ins CAFM importiert (Flächen korrekt berechnet); ein BCF-Issue (z. B. Kollisionsmeldung) kann importiert und mit dem Modell verknüpft werden.
Muss: ERP-Schnittstellen (z. B. zu SAP PM/HR/FI) müssen bereitstehen. Abnahme: Beispieleinträge in SAP PM (z. B. Wartungsauftrag, Fi-AA-Anlage) erscheinen korrekt im CAFM und umgekehrt.
Soll: CAD-Schnittstelle (z. B. DWG/DXF) sollte vorhanden sein. Abnahme: Ein CAD-Grundriss wird eingelesen und daraus Räume/Etagen erzeugt.
Soll: GAEB/XML-Anbindung sollte verfügbar sein. Abnahme: Ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format wird importiert und die Positionen im CAFM zur weiteren Verarbeitung angezeigt.
Soll: IoT-Datenimport (Sensorwerte) sollte unterstützt werden. Abnahme: Simulierte Sensordaten (z. B. Zählerstände) können per Schnittstelle ins CAFM eingespeist und in Messberichten dargestellt werden.
Soll: Kalender-/Office-Integration sollte möglich sein. Abnahme: Ein CAFM-Termin wird in Outlook übernommen; eine CAFM-Liste wird als Excel exportiert.
Muss: Logging aller Schnittstellenaktivitäten. Abnahme: Es existieren Protokolleinträge (mit Zeit, Datenmenge, Ergebnis) für jeden Schnittstellenlauf.
Muss: Fehlerbehandlung und automatische Wiederholungsversuche. Abnahme: Bei absichtlichem Netzausfall während Übertragung wird die Schnittstelle neu gestartet und der Datentransfer bei Wiederherstellung erneut durchgeführt.
Soll: Administrativ konfigurierbare Mappings und Zeitsteuerung. Abnahme: Im Administrationsbereich lassen sich Feldzuordnungen und Cron-Job-Intervalle für eine Schnittstelle anpassen, und die Änderungen werden beim nächsten Lauf übernommen.
Alle Muss-Kriterien müssen vor Abnahme durch entsprechende Tests belegt werden. Soll- und Kann-Kriterien sind Empfehlungen bzw. Zusatzoptionen, deren Erfüllung anhand ergänzender Testfälle überprüft werden sollte.
