CAFM-Datenmanagement

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre vorhandenen Bestandsdaten so aufzubereiten, dass sie logisch, vollständig und CAFM-ready vorliegen. In einem strukturierten Datenmanagement-Projekt werden sämtliche Informationen vereinheitlicht und qualitätsgeprüft.

• Vereinheitlichung von Raum- und Anlagenstrukturen: Unterschiedliche Bezeichnungen und uneinheitliche Strukturen in Raumlisten oder Anlagenregistern werden bereinigt und auf einen einheitlichen Standard gebracht. So entsteht ein konsistentes Raumbuch bzw. Anlagenverzeichnis, das als zuverlässiges Fundament für alle weiteren FM-Prozesse dient.

• Zuordnung technischer Informationen: Technische Daten zu Anlagen (z.B. Hersteller, Modell, Leistungsdaten, Wartungsintervalle) werden den entsprechenden Objekten zugeordnet und ergänzt. Alle relevanten Attribute werden erfasst, damit Wartungspläne und Leistungsnachweise vollständig und korrekt abgebildet sind.

• Bereinigung veralteter oder doppelter Einträge: Nicht mehr aktuelle Datenbestände – etwa von zwischenzeitlich ausgebauten Geräten oder umgenutzten Flächen – werden identifiziert und bereinigt. Dubletten und Widersprüche in den Daten werden aufgelöst, sodass die Datenbank einen korrekten Ist-Zustand widerspiegelt.

• Aufbau eines konsistenten Datenmodells: Alle Informationen werden nach klar definierten Regeln in einem konsistenten Datenmodell strukturiert. Dieses Datenmodell orientiert sich an gängigen Standards und lässt sich ohne Nacharbeit in FM-, ERP- oder CMMS-Systeme übernehmen. Eine solch konsistente Informationsstruktur – mit eindeutigen Datenstandards und Verantwortlichkeiten – ist Grundvoraussetzung für einen verlässlichen Gebäudebetrieb. Bevor Daten in ein CAFM-System importiert werden, sollte klar definiert sein, welche Datenfelder und -formate benötigt werden, damit der Import reibungslos und ohne Informationsverlust abläuft. Wir unterstützen Sie bei dieser Definition und stellen sicher, dass die gelieferten Daten den Anforderungen entsprechen.

Um Gebäudedaten in der Praxis aktuell und nutzbar zu halten, setzen wir auf Operational BIM – einen digitalen, praxisorientierten Gebäudemanager. Es entsteht ein digitaler Zwilling Ihres Gebäudes, in dem Räume, Anlagen und Assets eindeutig identifizierbar abgebildet sind. Wartungsobjekte versehen wir mit maschinenlesbaren Codes (QR-Codes, Barcodes oder RFID-Tags), sodass Techniker sie im Alltag sofort finden und per Scan abrufen können. Die Vergabe solch eindeutiger Kennzeichnungen für Assets erhöht die Effizienz von Betriebs- und Wartungsprozessen erheblich, weil jedes Objekt schnell und fehlerfrei identifiziert wird.

Wird vor Ort eine Änderung am Bestand vorgenommen – etwa durch Reparaturen, den Austausch von Anlagen oder Erweiterungen –, kann diese direkt erfasst und in die zentrale CAFM-Datenbank übertragen werden. Dadurch bleibt Ihre Dokumentation dauerhaft aktuell. Die Besonderheit liegt darin, dass das Gebäudemodell nicht statisch bleibt, sondern von Ihrem Wartungsteam laufend am Ort des Geschehens gepflegt wird. Jeder Anpassung im Gebäude spiegelt sich sofort in den digitalen Daten wider.

Das Ergebnis: Alle Beteiligten – vom Techniker bis zum Entscheidungsmanager – arbeiten mit einem immer aktuellen, detaillierten Abbild des Gebäudes. Dieser digitale Gebäudemanager ermöglicht es, Wartungsarbeiten lückenlos zu dokumentieren, historische Änderungen nachzuverfolgen und jederzeit einen vollständigen Überblick über Räume und Anlagen zu haben. Operational BIM verzahnt sich so mit Ihren täglichen FM-Abläufen und macht sie effizienter, weil Informationen, die früher mühsam zusammengesucht werden mussten, nun zentral und kontextbezogen bereitstehen. Moderne Lösungen verknüpfen den Digitalen Zwilling mit mobilen Tools: per Tablet oder Smartphone kann vor Ort navigiert, geprüft und dokumentiert werden – und alle Daten fließen in Echtzeit zurück ins System. Auf diese Weise bleiben Ihre Gebäudedaten nicht nur vollständig, sondern werden auch zu einem lebendigen Bestandteil des operativen Facility Managements.

Eine häufige Herausforderung bei der Digitalisierung im FM ist die Integration der Daten in bestehende Softwareumgebungen. Wir liefern Ihnen Ihre aufbereiteten Gebäudedaten daher in CAFM-geeigneten Formaten, die gängige Systeme direkt importieren können. Dazu zählen klassisch lesbare Formate wie PDF oder Excel/CSV für Berichte und Tabellen sowie vor allem offene, systemneutrale Formate aus dem BIM-Umfeld: IFC (Industry Foundation Classes) für Gebäudemodelle und DXF für CAD-Zeichnungen. Auf Wunsch stellen wir auch vollständige Projektdaten bereit, die den Digital Twin Ihres Gebäudes repräsentieren.

Dank dieser standardisierten Datenformate lassen sich digitale Gebäudemodelle nahtlos in vorhandene Service-, Wartungs- oder ERP-Plattformen einbinden. Über definierte APIs (Programmierschnittstellen) oder standardisierte Importfunktionen können die Daten ohne aufwändige Nachbearbeitung in Ihr CAFM-System übertragen werden. Viele CAFM-Softwarelösungen bieten heute bereits Schnittstellen auf Basis des IFC-Standards an, um BIM-Daten in die FM-Welt zu holen. In Deutschland hat der Branchenverband CAFM-Ring mit CAFM-Connect ein Austauschformat etabliert, das auf IFC aufsetzt und genau die Datenobjekte (Flächen, technische Anlagen, Dokumente etc.) standardisiert, die für den Gebäudebetrieb relevant sind. Dies gewährleistet einen absprachefreien Austausch digitaler Gebäudedaten zwischen BIM und CAFM.

Für Ihr Projekt bedeutet das: Die von uns strukturierten Daten können unmittelbar von Ihrer vorhandenen Software verstanden und genutzt werden. Sei es ein CAFM-System für das technische und infrastrukturelle Gebäudemanagement, ein IWMS, ein Instandhaltungs-CMMS oder ein ERP-Modul – unsere Datenbereitstellung passt sich Ihrer Systemlandschaft an. Wir übernehmen auf Wunsch auch die Schnittstellenkonfiguration und den Import in Zielsysteme, sodass der Übergang in den digitalen Betrieb reibungslos verläuft. Dank klar definierter Formate und Schnittstellen bleiben Medienbrüche aus, und Ihr digitales Gebäudemodell lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren.

Ein professionelles CAFM- und Datenmanagement, wie wir es anbieten, schafft in nahezu jeder Branche einen Mehrwert.

• Betreiber von Gewerbe- und Industrieimmobilien: Unternehmen, die große oder komplexe Gebäudebestände bewirtschaften, profitieren von einer konsolidierten Datenbasis, um Wartung, Flächenbelegung und Betriebskosten im Griff zu behalten.

• Facility-Management-Dienstleister: Anbieter von FM-Services können durch standardisierte und aktuelle Daten die Servicequalität steigern und ihren Kunden transparente, datenbasierte Berichte liefern.

• Krankenhäuser und öffentliche Einrichtungen: In Einrichtungen mit hohen regulatorischen Anforderungen und vielen technischen Anlagen (Krankenhaustechnik, Labore, Bildungseinrichtungen) sind vollständige Dokumentation und regelmäßige Wartung unerlässlich. Ein zentrales Datenmanagement unterstützt die rechtssichere Betreiberverantwortung und das Einhalten von Compliance-Vorgaben.

• Eigentümer mit komplexen Liegenschaften: Eigentümer von etwa Campusarealen, Einkaufszentren oder Büroparks erhalten durch ein zentrales Gebäudedatenmodell einen vollständigen Überblick und können strategische Entscheidungen – etwa zu Umbauten, Vermietungen oder Instandhaltungsbudgets – fundiert treffen.

• Organisationen mit hohen Dokumentations- oder Compliance-Anforderungen: Überall dort, wo Prüfungen, Zertifizierungen oder Nachweispflichten an der Tagesordnung sind (z.B. im Pharma-Bereich, in der Lebensmittelindustrie oder bei Behörden), sorgt eine einheitliche Datenhaltung dafür, dass jede Information auffindbar und aktuell ist. Das reduziert Risiken bei Audits und erhöht die Effizienz in der Verwaltung der Immobilien.

Bereit für CAFM-Daten, die Ihren Betrieb wirklich unterstützen? – Durch ein strukturiertes CAFM- und Datenmanagement schaffen Sie die Grundlage, um Ihr Facility Management auf das nächste Level zu heben. Verabschieden Sie sich von verstreuten Informationen und begrüßen Sie ein digitales Gebäudemodell, das Ihnen täglich Mehrwert liefert. Mit aktuellen, konsistenten Daten lassen sich Wartungen vorausschauender planen, Ressourcen optimal nutzen und Kosten nachhaltig senken. Nutzen Sie die Chance, Ihren Gebäudebetrieb mittels hochwertiger Daten deutlich effizienter und zukunftssicher zu gestalten – wir begleiten Sie gern auf diesem Weg.