Glossar EVB-IT, CAFM und Cloud-Beschaffung

AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen. Bei den EVB-IT sind dies die standardisierten Vertragsbedingungen, die zusammen mit dem Vertragsformular den konkreten Vertrag bilden.

Auftraggeber: Die ausschreibende und später vertragsschließende öffentliche Stelle.

Auftragnehmer: Das Unternehmen, das im Vergabeverfahren den Zuschlag erhält und die Leistung erbringt.

BHO: Bundeshaushaltsordnung. Im EVB-IT-Kontext besonders relevant wegen § 55 BHO und der dazugehörigen Verwaltungsvorschriften.

Bieter: Unternehmen, das ein Angebot im Vergabeverfahren abgibt.

Bieterfrage: Frage eines Unternehmens zu den Vergabeunterlagen. Antworten der Vergabestelle sind vergaberechtlich sensibel, weil sie allen Bietern diskriminierungsfrei zugänglich gemacht werden müssen.

BVB: Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung und den Betrieb von DV-Anlagen und -Geräten sowie von DV-Programmen. Ältere Vertragsmuster, die durch die EVB-IT weitgehend abgelöst wurden.

Eignungskriterien: Kriterien zur Prüfung, ob ein Unternehmen fachlich, wirtschaftlich, finanziell und personell leistungsfähig ist.

GWB: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Enthält in Teil 4 die zentralen vergaberechtlichen Regeln oberhalb der EU-Schwellenwerte.

Leistungsbeschreibung: Fachlich-technische Beschreibung dessen, was beschafft werden soll. Sie ist die zentrale Grundlage für Angebote und spätere Vertragsauslegung.

Los / Losbildung: Aufteilung einer Beschaffung in Teil- oder Fachlose. Bei CAFM-Projekten kann dies etwa nach Software, Migration, Schulung oder Support differenziert werden.

LHO: Landeshaushaltsordnung. Landesrechtliches Gegenstück zur BHO.

Rahmenvereinbarung: Vergaberechtliches Instrument zur Festlegung von Bedingungen für zukünftige Einzelaufträge innerhalb einer Laufzeit. Im EVB-IT-Kontext kann dies mit der EVB-IT Rahmenvereinbarung vertraglich ausgestaltet werden.

Abruf: Einzelbeauftragung auf Grundlage einer bestehenden Rahmenvereinbarung.

Vergabeunterlagen: Gesamtheit der vom Auftraggeber bereitgestellten Unterlagen, insbesondere Bekanntmachung, Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsentwurf und Anlagen.

UVgO: Unterschwellenvergabeordnung. Maßgebliches Vergaberecht für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte.

VgV: Vergabeverordnung. Maßgebliches Regelwerk für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte.

Zuschlagskriterien: Kriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots, etwa Preis, Qualität, Umsetzungskonzept, Sicherheit, Support oder Bedienbarkeit.

EVB-IT Cloud: Vertragstyp für Cloudleistungen, insbesondere IaaS, PaaS, SaaS und Managed Cloud Services. Für ein cloudbasiertes CAFM-System regelmäßig der zentrale Hauptvertrag.

EVB-IT Dienstleistung: Vertragstyp für IT-Dienstleistungen, bei denen vor allem ein Tätigwerden geschuldet ist, zum Beispiel Schulungen, Workshops, Projektmanagement-Unterstützung, Migrationsunterstützung oder fachliche Beratung.

EVB-IT Service: Vertragstyp für weitergehende Service- und Betreuungsleistungen. Im CAFM-Kontext relevant, wenn zusätzliche Support- oder Betriebsleistungen außerhalb des Standard-Cloudangebots vertraglich abgebildet werden sollen.

EVB-IT Erstellung: Vertragstyp für die Erstellung oder tiefgreifende Anpassung von Software, wenn ein werkvertraglicher Erfolg geschuldet ist. Relevanz insbesondere bei Individualentwicklungen oder umfangreichen quellcodenahen Anpassungen.

EVB-IT System: Vertragstyp für die Erstellung eines Gesamtsystems mit Schwerpunkt auf der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft.

EVB-IT Systemlieferung: Vertragstyp für die Lieferung eines Systems mit ergänzenden Leistungen zur Betriebsbereitschaft, wenn diese Zusatzleistungen nicht den Schwerpunkt bilden.

EVB-IT Überlassung Typ A: Vertragstyp für die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware.

EVB-IT Überlassung Typ B: Vertragstyp für die zeitweise Überlassung von Standardsoftware. Bei echtem Cloudbezug ist dennoch regelmäßig zu prüfen, ob EVB-IT Cloud vorrangig passt.

EVB-IT Pflege S: Vertragstyp für Pflegeleistungen an Standardsoftware.

EVB-IT Kauf: Vertragstyp für den Kauf von Hardware oder sonstigen Kaufgegenständen. Im hier betrachteten CAFM-SaaS-Kontext regelmäßig nicht einschlägig.

EVB-IT Instandhaltung: Vertragstyp für Instandhaltungsleistungen an Hardware. Im hier betrachteten Szenario ebenfalls regelmäßig nicht einschlägig.

Teil A der EVB-IT Rahmenvereinbarung: Allgemeiner Teil der Rahmenvereinbarung mit den übergreifenden Regelungen.

Teil B der EVB-IT Rahmenvereinbarung: Modulspezifischer Teil der Rahmenvereinbarung für die jeweils ausgewählten Leistungsbereiche.

Modul: Ein in die EVB-IT Rahmenvereinbarung eingebundener Leistungsbereich oder Vertragstyp.

Cloud: Bereitstellung von IT-Leistungen über ein Netz. Typisch sind Skalierbarkeit, standardisierte Leistungserbringung und nutzungsorientierte Bereitstellung.

SaaS: Software as a Service. Die Anwendung wird durch den Anbieter betrieben und dem Auftraggeber als Dienst zur Nutzung bereitgestellt.

PaaS: Platform as a Service. Der Anbieter stellt zusätzlich zur Infrastruktur eine technische Plattform bereit.

IaaS: Infrastructure as a Service. Der Anbieter stellt insbesondere Rechenleistung, Speicher, Netzkomponenten oder virtuelle Server bereit.

Managed Cloud Services: Zusätzliche gemanagte Betriebsleistungen innerhalb eines Cloudmodells, etwa Administration, Monitoring oder Betriebsunterstützung.

Mandantenfähigkeit: Fähigkeit einer Software, mehrere Nutzer- oder Organisationseinheiten logisch getrennt in einem gemeinsamen System zu führen.

Multi-Tenancy: Technisches Grundprinzip vieler SaaS-Lösungen, bei dem mehrere Kunden auf einer gemeinsamen Anwendungsinstanz oder gemeinsamen Plattform logisch getrennt betrieben werden.

Betriebsmodell: Beschreibung, wie die Leistung technisch, organisatorisch und vertraglich erbracht wird, etwa als Public Cloud, Private Cloud oder Hybridmodell.

Public Cloud: Cloudangebot mit standardisierter Infrastruktur für mehrere Kunden.

Private Cloud: Dedizierte oder exklusiv bereitgestellte Cloudumgebung für einen Kunden.

Hybrid Cloud: Kombination verschiedener Cloud- oder IT-Betriebswelten.

SLA: Service Level Agreement. Vertragliche Festlegung messbarer Qualitäts- und Leistungsparameter, etwa Verfügbarkeit, Reaktionszeit oder Wiederherstellungszeit.

Verfügbarkeit: Prozentsatz oder Zeitanteil, in dem das System innerhalb definierter Betriebszeiten nutzbar sein muss.

Reaktionszeit: Zeitspanne zwischen Eingang einer Störungsmeldung und Beginn der Bearbeitung durch den Auftragnehmer.

Wiederherstellungszeit: Zeitspanne bis zur Wiederherstellung der geschuldeten Nutzbarkeit nach einer Störung.

Backup: Sicherung von Datenbeständen zur Wiederherstellung im Fehlerfall.

Restore: Rücksicherung gesicherter Daten in ein System.

Monitoring: Laufende Überwachung eines Systems, um Leistung, Verfügbarkeit und Fehlersituationen zu erkennen.

Release: Geplante neue Programmversion oder gebündelte Veröffentlichung von Änderungen.

Patch: Kleinere Fehlerbehebung oder Sicherheitskorrektur.

Update: Aktualisierung einer Software innerhalb einer bestehenden Produktlinie.

Upgrade: Größere funktionale oder technische Weiterentwicklung einer Software.

Testsystem: Nichtproduktive Umgebung für Erprobung, Qualitätssicherung oder Schulung.

Produktivsystem: Tatsächlich im Echtbetrieb eingesetztes System.

Schnittstelle: Technischer Übergabepunkt für Daten oder Funktionen zwischen zwei Systemen.

API: Application Programming Interface. Formal definierte Programmierschnittstelle zur Integration oder Anbindung anderer Anwendungen.

Interoperabilität: Fähigkeit mehrerer Systeme, Daten und Funktionen austauschbar und gemeinsam nutzbar bereitzustellen.

SSO: Single Sign-on. Einmalige Anmeldung, mit der ein Nutzer auf mehrere Systeme zugreifen kann.

Rollen- und Rechtekonzept: Regelung, welche Nutzergruppen welche Daten einsehen, ändern oder freigeben dürfen.

Audit Trail: Nachvollziehbare Protokollierung von Änderungen, Zugriffen oder Bearbeitungsschritten.

Exit: Gesamtheit der Regelungen für das Vertragsende, insbesondere Datenrückgabe, Datenexport, Löschung, Unterstützung beim Anbieterwechsel und geordnete Betriebsbeendigung.

Reversibilität: Fähigkeit, Daten, Prozesse und gegebenenfalls Konfigurationen aus einer Cloudlösung wieder herauszulösen und in ein anderes Zielsystem zu überführen.

Datenexport: Ausgabe von Daten in einem verwendbaren, dokumentierten und möglichst strukturierten Format.

Datenlokation: Ort oder Region der Datenverarbeitung und Datenspeicherung.

BSI: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

C5: Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue des BSI. In der Beschaffungspraxis ein wichtiger Referenzrahmen für Sicherheitsanforderungen an Cloudanbieter.

ISO 27001: Internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme.

TOM: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener oder sonst schutzbedürftiger Daten.

Auftragsverarbeitung: Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag des Verantwortlichen.

AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag. Vertragliche Konkretisierung der datenschutzrechtlichen Rollen und Pflichten bei einer Auftragsverarbeitung.

Unterauftragsverarbeiter: Weiterer Dienstleister, den ein Auftragsverarbeiter für Teile der Datenverarbeitung einsetzt.

CAFM: Computer Aided Facility Management. Softwaregestützte Unterstützung von Facility-Management-Prozessen über den Lebenszyklus von Flächen, Gebäuden, Anlagen und Services.

FM: Facility Management. Organisatorische und technische Leistungen zur Unterstützung von Nutzung, Betrieb und Werterhalt der gebauten Umwelt.

CAFM-System: Das konkret eingeführte Gesamtsystem aus CAFM-Software, Konfiguration, Datenstrukturen, Rollen, Schnittstellen, Berichten und gegebenenfalls angebundenen Drittsystemen.

CAFM-Software: Die eigentliche Anwendungssoftware innerhalb des CAFM-Systems.

Objektstruktur: Fachliche und technische Abbildung von Liegenschaften, Gebäuden, Etagen, Räumen, Anlagen und sonstigen Objekten im System.

Stammdaten: Relativ stabile Grunddaten, etwa Gebäude, Räume, Kostenstellen, Anlagentypen oder Nutzerstammsätze.

Bewegungsdaten: Laufend entstehende operative Daten, etwa Tickets, Aufträge, Meldungen, Maßnahmen oder Reservierungen.

Flächenmanagement: Verwaltung, Auswertung und Steuerung von Flächen und Raumstrukturen.

Raummanagement: Operative Verwaltung von Räumen, Belegungen, Nutzungen und Zuordnungen.

Instandhaltungsmanagement: Planung, Steuerung und Dokumentation von Wartungen, Prüfungen, Störungen und Instandsetzungsmaßnahmen.

Betreiberverantwortung: Rechtlich-organisatorische Verantwortung für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb von Gebäuden und technischen Anlagen.

Asset Management: Verwaltung von Vermögens- oder Anlagengütern einschließlich Lebenszyklus, Zustand, Kosten und Maßnahmen.

Helpdesk: Zentrale Anlaufstelle für Störungen, Serviceanforderungen oder Nutzeranfragen.

Ticket: Elektronisch dokumentierter Vorgang im Helpdesk- oder Serviceprozess.

Workflow: Digital unterstützter Ablauf definierter Prozessschritte mit Zuständigkeiten, Fristen und Statuswechseln.

Kalender- und Reservierungsfunktion: Funktion zur Buchung oder Verwaltung von Räumen, Arbeitsplätzen, Ressourcen oder Services.

BIM: Building Information Modeling. Modellbasierte Methode zur Erzeugung, Verwaltung und Nutzung strukturierter Bauwerksinformationen.

CAD: Computer Aided Design. Rechnergestütztes Zeichnen und Konstruieren; im CAFM-Kontext oft Datenquelle für Raum- und Flächeninformationen.

CDE: Common Data Environment. Gemeinsame digitale Datenumgebung, insbesondere im BIM-Kontext.

Key User: Fachlich besonders qualifizierter Anwender mit vertieftem Prozess- und Systemwissen.

Administrator: Person mit erweiterten technischen oder fachadministrativen Rechten zur Pflege des Systems.

Standardsoftware: Bereits vorhandene, für mehrere Kunden entwickelte und standardisiert angebotene Software.

Individualsoftware: Für einen bestimmten Auftraggeber neu entwickelte oder wesentlich individuell geprägte Software.

Customizing: Anpassung einer Standardsoftware an die Bedürfnisse des Auftraggebers, etwa durch Einstellungen, Regelwerke, Formulare oder Masken.

Parametrisierung: Festlegung von Einstellwerten oder Regeln innerhalb einer Software, ohne den Quellcode zu ändern.

Konfiguration: Technische oder fachliche Einrichtung eines Systems für den vorgesehenen Einsatz.

Implementierung: Gesamtheit der Einführungs- und Umsetzungsleistungen bis zur produktiven Nutzbarkeit.

Datenmigration: Überführung von Bestandsdaten aus Altsystemen oder Dateien in das neue System.

Datenbereinigung: Prüfung, Korrektur und Vereinheitlichung von Bestandsdaten vor oder während der Migration.

Pilotbetrieb: Zeitlich oder fachlich begrenzter Erprobungsbetrieb vor dem breiten Roll-out.

Go-live: Übergang des Systems in den produktiven Echtbetrieb.

Hypercare: Intensivierte Unterstützungsphase unmittelbar nach dem Go-live.

Schulung: Vermittlung von Bedien-, Administrations- oder Prozesswissen an Anwender, Key User oder Administratoren.

Train-the-Trainer: Schulungskonzept, bei dem zunächst Multiplikatoren qualifiziert werden, die ihr Wissen intern weitergeben.

Support: Unterstützung im laufenden Betrieb, insbesondere bei Störungen, Fragen oder Bedienproblemen.

Service Desk: Organisierter Supportkanal mit Annahme, Kategorisierung und Steuerung von Meldungen.

Change Request: Formalisierter Änderungswunsch an Leistung, Zeit, Umfang, Systemfunktion oder Projektorganisation.

Leistungsnachweis: Dokumentation erbrachter Leistungen, häufig als Grundlage für Abrechnung oder Freigabe.

Abnahme: Formelle Billigung einer werkvertraglichen Leistung. Im Cloudkontext kann sie punktuell für Einführungs- oder Migrationsleistungen bedeutsam sein, auch wenn der laufende SaaS-Betrieb nicht im klassischen Sinn abgenommen wird.

Mangel: Abweichung der Leistung von der vertraglich geschuldeten Beschaffenheit.

Mängelmanagement: Verfahren zur Erfassung, Priorisierung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln.

Nutzungsrechte: Vertraglich geregelte Rechte zur Nutzung von Software, Dokumentation, Arbeitsergebnissen, Schnittstellen oder sonstigen Unterlagen.

Dokumentation: Gesamtheit der funktionalen, technischen, administrativen und nutzerbezogenen Beschreibungen des Systems.

Onboarding: Vorbereitende Maßnahmen zum Einstieg in die Nutzung oder Zusammenarbeit, zum Beispiel Bereitstellung von Zugängen, Rollen, Testdaten oder Ansprechpartnern.

Offboarding: Geordnete Beendigung der Nutzung oder Zusammenarbeit, einschließlich Übergabe, Rückgabe, Löschung und Abschlussdokumentation.

Exit-Plan: Vorab festgelegte Planung für das geordnete Vertragsende und den Übergang auf eine Folgelösung.

Regelfall im vorliegenden Szenario: Bei einem CAFM-System als cloudbasierte Standardlösung ist regelmäßig EVB-IT Cloud der sachnächste Hauptvertrag.

Rahmenlogik: Wenn mehrere Leistungsarten – etwa SaaS, Schulung, Migration, Support, Zusatzmodule und optionale Abrufe – gebündelt oder über die Laufzeit flexibel nachgezogen werden sollen, ist die EVB-IT Rahmenvereinbarung als zentrales Dachelement besonders zweckmäßig.

Schulungen und Betreuung: Schulungen, Workshops, Einführungs- und Migrationsunterstützung passen häufig zur EVB-IT Dienstleistung; vertiefte Betreuungs- und Zusatzserviceleistungen können ergänzend über EVB-IT Service abgebildet werden.

Werkvertragliche Sonderfälle: Sobald individualisierte Entwicklung, Quellcodeanpassung oder die Herbeiführung eines bestimmten funktionsfähigen Erfolgs im Vordergrund steht, ist zusätzlich zu prüfen, ob EVB-IT Erstellung oder ausnahmsweise EVB-IT System einschlägig wird.

Hardwarebezug: Kauf und Instandhaltung von Hardware bleiben im hier betrachteten Beschaffungsszenario bewusst unberücksichtigt.