Terminplan EU-Verhandlungsverfahren CAFM-System

Die Tabellen planen bewusst oberhalb der gesetzlichen Untergrenzen. Das betrifft vor allem die Teilnahme- und Angebotsfristen, die Beantwortung von Bieterfragen und die Puffer zwischen Angebotsabgabe, Wertung, Verhandlung, BAFO und Zuschlag. Für die Begrenzung auf 6 bis 8 Bieter ist vorausgesetzt, dass in der Bekanntmachung die vorgesehene Zahl bzw. Mindest- und gegebenenfalls Höchstzahl sowie die objektiven und nicht diskriminierenden Auswahlkriterien genannt werden; die Mindestzahl einzuladender Bewerber im Verhandlungsverfahren darf nicht unter drei liegen.

A = accountable, R = responsible, C = consulted, I = informed.

Empfohlene Rollen: Vergabestelle, Fachbereich/CAFM-Projekt, IT/Informationssicherheit/Datenschutz, Recht/Compliance, Leitung bzw. Vergabegremium.

Die interne Schlussfrist für Bieterfragen sollte jeweils vor der formalen Teilnahme- oder Angebotsfrist liegen, damit Antworten noch rechtzeitig plattformweit veröffentlicht und gegebenenfalls Änderungsbekanntmachungen oder Fristverlängerungen umgesetzt werden können. Praktisch empfehlenswert ist ein Fragenstopp etwa 8 bis 10 Kalendertage vor Fristende; rechtlich maßgeblich bleibt, dass bei verspäteten Antworten oder wesentlichen Änderungen genug zusätzliche Zeit gewährt wird.

Wenn der Auftraggeber sich den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote in Bekanntmachung oder Aufforderung wirksam vorbehalten hat, kann der Plan theoretisch um mehrere Wochen verkürzt werden. Für ein CAFM-Projekt ist das aber nur dann ratsam, wenn Leistungsbild, Vertragsmodell, Preissystematik und Bewertungsmatrix außergewöhnlich reif sind und die Erstangebote bereits entscheidungsreif vorliegen.

Projektstart, Verfahrenswahl und Governance. Zunächst sollte die Vergabestelle gemeinsam mit Fachbereich, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und gegebenenfalls Recht zunächst den Beschaffungsgegenstand, den Gesamtauftragswert und die Begründung für das Verhandlungsverfahren festziehen. Gerade bei einem CAFM-System muss die Verfahrensart belastbar mit § 14 Abs. 3 VgV verknüpft werden; diese Gründe gehören später ausdrücklich in den Vergabevermerk. Gleichzeitig werden Gremienwege, Zeichnungsbefugnisse, Konflikt-of-Interest-Regeln und das Kommunikationsregime festgelegt. Zeitbedarf: meist zwei Wochen, weil hier bereits die späteren Konfliktfelder entstehen.

Leistungsbild und Vertragsarchitektur. Dann wird aus Bedarf ein vergabereifes Leistungsbild: Funktions- und Prozessanforderungen, Migrationsumfang, Schnittstellen, Datenübernahme, Mandantenfähigkeit, Rechte-/Rollenmodell, Berichtswesen, Betrieb, Schulungen, Trainings, Hotline, SLAs, Übergang in den Regelbetrieb und optional getrennte Module für SaaS oder On-Prem. Juristisch entscheidend ist, dass unabdingbare Punkte als Mindestanforderungen in die Leistungsbeschreibung gehen, während bewertbare Mehrwerte als Zuschlagskriterien ausgestaltet werden. Diese Trennung ist zentral, weil über Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien später nicht verhandelt werden darf. Zeitbedarf: realistisch drei Wochen.

Eignungsanforderungen, Bewertungsmatrix und Vergabeunterlagen. Sodann werden Eignungs- und Auswahlkriterien, Unterlagen nach § 48 VgV, die Bewertungsmatrix und die Preisstruktur finalisiert. Für das CAFM-Vorhaben ist empfehlenswert, Referenzen in vergleichbaren Rollout-, Migrations- und Betriebsmodellen, Projektteam-Qualifikation, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und methodische Implementierungskompetenz sauber nachzuweisen. Wichtig ist ferner, dass die Bewertungsmatrix den erwarteten Leistungshorizont hinreichend nachvollziehbar beschreibt, ohne in beliebige oder überraschende Unterkriterien abzugleiten. Typisch ausreichend ist eine Woche für den fachlichen Feinschliff und eine weitere Woche für rechtliche Prüfung und interne Freigabe.

Veröffentlichung und Teilnahmewettbewerb. Jetzt erfolgt die Absendung der EU-Bekanntmachung per eForms; danach läuft der Teilnahmewettbewerb. Gesetzlich genügen 30 Tage, aber für ein komplexes IT-Vorhaben ist ein Sechs-Wochen-Fenster deutlich robuster. In dieser Phase muss das Fragenmanagement streng plattformgebunden, schriftlich und diskriminierungsfrei erfolgen. Antworten dürfen nicht selektiv erteilt werden, und bei wesentlichen Änderungen oder zu späten Antworten muss verlängert werden. Ebenfalls wichtig: Die gewünschte Zahl der einzuladenden Bewerber sowie die objektiven Auswahlkriterien für die Begrenzung auf 6 bis 8 Unternehmen müssen bereits aus den Unterlagen erkennbar sein.

Öffnung, Formalprüfung, Eignungsprüfung und Shortlist. Nun werden die Teilnahmeanträge formal geprüft, fehlende bzw. unklare Unterlagen gegebenenfalls im Rahmen des § 56 VgV aufgeklärt oder nachgefordert und anschließend Eignung sowie Ausschlussgründe bewertet. Nur geeignete und nicht auszuschließende Bewerber dürfen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Wird die Zahl der geeigneten Unternehmen begrenzt, muss diese Abstufung ausschließlich anhand der vorher bekannt gemachten objektiven Kriterien erfolgen und nicht nach verdeckten Präferenzen. Für die Praxis genügt meist ein Zwei-Wochen-Fenster, wenn die Bewertungsmatrix vorbereitet ist und die Wertung parallel dokumentiert wird.

Aufforderung zu Erstangeboten und Angebotsphase. Jetzt werden die geeigneten 6 bis 8 Bewerber zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert, Auch hier gilt zwar eine gesetzliche Mindestfrist von 30 Tagen, aber ein voll belastbares CAFM-Angebot mit Bereitstellungsmodell, Einführungsplan, Betriebs- und Supportkonzept, Schulungsdesign, Preisblättern und vertraglichen Stellungnahmen entsteht in der Regel nicht in einem „knappen“ Monatsfenster. Sechs Wochen inklusive Puffer sind praxisgerecht. In der Aufforderung sollten Verhandlungstermine, Spielregeln, Dokumentationslogik und – falls gewünscht – der Vorbehalt des Zuschlags auf Erstangebote bereits klar geregelt sein.

Erstwertung, technische Klärungsmatrix und Verhandlungsvorbereitung. Nach Eingang werden die Erstangebote formell, rechnerisch und fachlich ausgewertet. Jetzt entsteht die technische Klärungsmatrix: offene Punkte zu Hosting, Datenmigration, Rechte-/Rollenkonzept, Schnittstellen, Test- und Abnahmeplanung, Service Levels, Schulungskonzept, Hotline-Organisation, Preislogik und Vertragsanlagen. Diese Phase ist rechtlich sensibel, weil zwischen zulässiger Aufklärung nach § 56 VgV und eigentlicher Verhandlung zu unterscheiden ist. Für die Praxis sollte jede Klärungsfrage dokumentiert, allenfalls bieterspezifisch dort gestellt werden, wo der konkrete Angebotsinhalt betroffen ist, und in eine standardisierte Verhandlungsagenda überführt werden. Zeitbedarf: rund zwei Wochen.

Verhandlungsrunde oder Verhandlungsrunden. In der eigentlichen Verhandlungsphase verhandelt der Auftraggeber mit den Bietern über Erst- und Folgeangebote, um die Angebote inhaltlich zu verbessern. Nicht verhandelbar sind jedoch Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Außerdem sind Gleichbehandlung und Vertraulichkeit zwingend einzuhalten; vertrauliche Angebotsbestandteile eines Bieters dürfen nicht an andere weitergegeben werden. Bei zwei Runden kann der Auftraggeber die Zahl der Angebote nur dann stufenweise verringern, wenn dies vorher angekündigt wurde. Deshalb sollte bereits in der Verfahrenskonzeption entschieden werden, ob Runde 2 mit allen verbliebenen Bietern oder nur mit einer reduzierten Zahl geführt werden soll.

BAFO und endgültige Angebote. Nach Abschluss der Verhandlungen fordert der Auftraggeber die Bieter zur Abgabe endgültiger Angebote auf. Über diese endgültigen Angebote wird nicht mehr verhandelt. Gerade deshalb ist die Qualität der vorangegangenen Verhandlungsprotokolle so wichtig: Alle in die BAFO-Unterlagen übernommenen Ergebnisse müssen vollständig, konsistent und für alle Bieter transparent sein. Für ein CAFM-Vorhaben empfehle ich trotz fehlender starrer Spezialfrist im Gesetz ein BAFO-Fenster von etwa drei Wochen; das ist aus der Komplexität des Leistungsbilds und dem Angemessenheitsgebot sachlich ableitbar. Anschließend sind nur noch nichtmaterielle Restaufklärungen vertretbar, nicht aber strukturverändernde Nachverhandlungen.

Endwertung, Belege, Vorabinformation und Zuschlag. In der Endphase werden die endgültigen Angebote anhand der veröffentlichten Zuschlagskriterien bewertet, der Zuschlagsvermerk erstellt und – falls mit EEE gearbeitet wurde – die Nachweise des vorgesehenen Bestbieters endgültig angefordert und geprüft. Danach folgen interne Freigaben, die Vorabinformation an die unterlegenen Bieter und die gesetzliche Stillhaltefrist von 10 Kalendertagen bei elektronischer Versendung. Erst nach Ablauf dieser Frist darf der Zuschlag erteilt werden. Anschließend sind die Vergabebekanntmachung innerhalb von 30 Tagen und die Vergabestatistik innerhalb von 60 Tagen einzuplanen. Diese Nachlaufpflichten sollten nicht „nach dem Zuschlag irgendwann“ erledigt werden, sondern bereits im Projektkalender terminiert sein.

Rechtlich ist die Verhandlungsplanung flexibler als oft angenommen, praktisch aber nur dann terminfest, wenn sie standardisiert wird. Maßgeblich sind vier Regeln: gleiche Spielregeln für alle Bieter, keine Verhandlung über Mindestanforderungen oder Zuschlagskriterien, keine Weitergabe vertraulicher Informationen und lückenlose Protokollierung. Nur wenn der Auftraggeber eine stufenweise Reduktion vorab angekündigt hat, darf er zwischen Runde 1 und Runde 2 die Bieterzahl anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien verringern.

Für Variante A blockiert man damit praktisch eine KW für die Gespräche und eine weitere KW-Hälfte für Protokolle, interne Debriefings und die BAFO-Unterlagen. Für Variante B ist diese Sequenz ein zweites Mal einzuplanen. Wird in Variante B nach Runde 1 wirksam reduziert, kann sich der Aufwand der zweiten Runde deutlich verkürzen; das funktioniert aber nur mit vorheriger Verfahrensankündigung.

Mit demselben Muster lassen sich die weiteren Tagesfenster 12:00–14:00 und 15:00–17:00 belegen. Für das CAFM-Vorhaben halte ich 120 Minuten Gespräch plus 30 Minuten internen Nachlauf für realistisch und fair. Kürzere Slots führen oft dazu, dass technische und kaufmännische Themen vermischt und am Ende unvollständig protokolliert werden.

Runde 2 sollte deutlich fokussierter geführt werden als Runde 1. Sie ist keine Wiederholung der Systempräsentation, sondern die gezielte Bereinigung verbleibender fachlicher, kaufmännischer und vertraglicher Dissenspunkte mit Blick auf die endgültigen Angebote.

Für 6 Bieter ist in Variante A eine Verhandlungswoche typischerweise so planbar: Dienstag drei Gespräche, Mittwoch drei Gespräche, Donnerstag Reserve oder Nachholung, Freitag interne Konsolidierung und Versand der Verhandlungsergebnisse. Für 7 oder 8 Bieter tritt ein dritter Verhandlungstag hinzu. In Variante B sollte zwischen Runde 1 und Runde 2 mindestens eine Konsolidierungswoche liegen, damit Unterlagen angepasst, offene Punkte plattformweit bereinigt und die zweite Runde sauber vorbereitet werden kann. Das ist kein Luxus, sondern schützt vor intransparenten Spontanänderungen.

Die folgenden Checklisten verdichten die rechtlich tragenden Punkte aus Dokumentation, Eignung, Wertung, Aufklärung, Verhandlung und Zuschlag. Sie sind deshalb bewusst auf Vollständigkeit und Nachprüfungsfestigkeit ausgelegt und nicht nur auf operative Bequemlichkeit.

• Vergabevermerk zur Wahl des Verhandlungsverfahrens nach § 14 Abs. 3 VgV.

• Auftragsbekanntmachung mit Eignungskriterien, Auswahlkriterien, geplanter Zahl der einzuladenden Bewerber sowie gegebenenfalls Mindest- und Höchstzahl.

• Vollständige Vergabeunterlagen mit Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsentwurf, Anlagen für SaaS oder On-Prem, Implementierungs- und Betriebsmodell.

• Bewertungsmatrix mit Trennung zwischen Eignung, Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.

• Regelung, ob Zuschlag auf Erstangebote vorbehalten wird.

• Regelung, ob die Zahl der Bieter zwischen Verhandlungsrunden reduziert werden darf.

• Verhandlungsleitfaden, Protokollmuster, Rollen- und Freigabematrix.

• Entwurf der Vorabinformation nach § 134 GWB sowie Terminierung von Ex-post-Bekanntmachung und Vergabestatistik.

• Nur ein Kommunikationskanal: Vergabeplattform.

• Veröffentlichung aller allgemein relevanten Antworten an alle Teilnehmer.

• Interner Fragenstopp jeweils vor Fristende; Prüfung, ob Antwort noch rechtzeitig erfolgen kann.

• Änderungslog für jede Anpassung der Vergabeunterlagen.

• Sofortprüfung, ob eine Änderung wesentlich ist und deshalb Fristverlängerung oder Änderungsbekanntmachung ausgelöst wird.

• Keine telefonischen „Nebenabreden“, keine selektive Vorabklärung einzelner Bieter.

• Jede Antwort wird fachlich und rechtlich gegengeprüft und dokumentiert.

• Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, Rollen, Befangenheitserklärungen.

• Einheitliche Agenda und identische Gesprächslogik je Runde.

• Klare Kennzeichnung: Verhandlung, Aufklärung, Plattformnachtrag, offene Punkte.

• Keine Offenlegung konkurrierender Angebotsinhalte.

• Ergebnisliste je Bieter mit offenen Punkten, Verantwortlichen und Fristen.

• Freigabe des Protokolls durch Vergabestelle direkt nach dem Gespräch.

• Übernahme vergaberelevanter Ergebnisse nur über formale Unterlagen bzw. die Plattform.

• Formalprüfung und Dokumentation etwaiger Nachforderungen nach § 56 VgV.

• Prüfung von Ausschlussgründen und Eignung.

• Prüfung der Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen.

• Bewertungsbögen je Zuschlagskriterium mit Begründung, nicht nur mit Punkten.

• Konsensprotokoll des Wertungsgremiums.

• Endgültige Nachweise des vorgesehenen Zuschlagsempfängers einholen und prüfen.

• Zuschlagsvermerk vollständig und chronologisch.

• Vorabinformation, Stillhaltefrist, Zuschlag, Vergabebekanntmachung, Statistik terminlich geschlossen abarbeiten.

Die sensibelsten Punkte sind erfahrungsgemäß nicht die großen Rechtsfragen, sondern die kleinen Verfahrensbrüche: unklare Matrix, spontane Änderung von Unterlagen, informelle Verhandlung außerhalb der Plattform, inhaltliche Nachschärfung nach BAFO oder unzureichende Begründung im Vergabevermerk. Genau dort setzen auch die belastbarsten Nachprüfungsangriffe an.

Primärrecht und amtliche Verordnungstexte. Die tragenden Normen sind das GWB mit den Vorschriften zu Grundsätzen, Verfahrensarten, Eignung, Ausschlussgründen, Zuschlag, Informations- und Wartepflicht sowie Nachprüfungsverfahren und die VgV mit den Regeln zur Verfahrenswahl, Fristsetzung, Verhandlung, Dokumentation, Veröffentlichung, Eignungsnachweisen, Aufklärung und Zuschlagswertung. Für die Schwellenwerte 2026/2027 ist die amtliche Bekanntgabe maßgeblich.

EU-Bekanntmachung, eForms und Veröffentlichung. Die TED- und eForms-Spezifikationen veröffentlicht das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. Den Datenservice Öffentlicher Einkauf und den Leitfaden zur Bedarfsbeschreibung stellt das Beschaffungsamt des BMI bereit. Diese Quellen sind für Bekanntmachungslogik, eForms und die praktische Strukturierung von Bewertungsmatrix und Mindestanforderungen besonders wertvoll.

Vergabestatistik. Empfänger der Vergabestatistik ist das Statistisches Bundesamt; die Frist ergibt sich aus der VergStatVO. Für die Terminplanung nach Zuschlag ist diese Quelle wichtiger, als sie in vielen Projekten behandelt wird.

Amtliche und quasi-amtliche Leitfäden. Sehr nützlich für die praktische Ausgestaltung sind die Leitfäden zur Bedarfsbeschreibung und zur Wahl des Vergabeverfahrens, ferner öffentliche Handreichungen der Länder zu Fristen, Dokumentation und Zuschlagswertungen. Sie ersetzen keine Gesetze, helfen aber, typische Streitpunkte methodisch sauber zu lösen.

Relevante Rechtsprechung und Spruchpraxis. Offizielle Entscheidungen der Vergabekammern des Bundes stellt das Bundeskartellamt bereit. Rechtsprechung zu Fristverlängerung, Formfehlern und Transparenz veröffentlicht das Oberlandesgericht Düsseldorf. Für dieses Thema besonders wichtig sind Entscheidungen zu wesentlichen Änderungen der Vergabeunterlagen und Fristverlängerungen, zu Formanforderungen elektronischer Angebote sowie zur Transparenz der Bewertungsmethode.