Zunächst ist zu klären, was unter einem Datenmodell verstanden werden soll. Es versteht sich von selbst, dass es hierbei um die Daten geht, die speziell im Facility Management angewendet werden. Oftmals geht es aber auch um die Daten, die noch im Verborgenen sind, weil sie niemand erhoben hat, obwohl sie im Grunde genommen zum Gesamtdatenmodell gehören.
Insofern wird durch das Datenmodell die Struktur der Daten des Facility Management festgelegt. Dabei geht es nicht nur um die Struktur allein, sondern auch um die Form, in der die Daten gespeichert werden sollen. In einem CAFM-System ist das Datenmodell mit der Datenbank verknüpft.
Man spricht auch von der Modellierung der Daten. Darunter soll ein Verfahren der Informatik verstanden werden, das die jeweiligen Objekte (Daten) unter Beschreibung ihrer Attribute bzw. Beziehungen untereinander definiert abbildet. Die Entwicklung von Datenmodellen führt über ihre einzelnen Modellierungsstufen zu Datenbanken, wie sie im CAFM-System einzusetzen sind. Die Datenmodelle, bzw. die entstandenen Datenbanken, können als zeitlich stabil bezeichnet werden.
Prozesse sind über die Zeit nicht stabil, weil sie sich zwangsläufig mit dem Unternehmen ändern. Die Daten allerdings bleiben bestehen. Selbstverständlich ist es möglich, dass auch infolge der Veränderungen im Unternehmen weitere, also neue, Daten erforderlich werden. Diese sind dann in das Datenmodell einzufügen.
Es ist festzustellen, Daten sind nach dem Prinzip zu halten, dass es sich um unternehmerisches Allgemeingut handelt. Sie müssen für die jeweiligen Anwendungen im Unternehmen verfügbar sein.
Einer FM- Software fällt auch die Aufgabe zu, die Verarbeitung und Verwaltung von Gebäudedaten durchzuführen, die für die FM-Aktivitäten notwendig sind.
